Business Case, azaz üzleti esettanulmány útmutató

Olvasási idő 9 perc

E bejegyzés arról szól, hogy mielőtt egy cégen belüli új ötletnek vagy egy projektnek a megvalósításába belekezdenél, hogyan számold ki, megtérülnek-e a projekttel kapcsolatos ráfordítások. Továbbá, amennyiben a projekt megtérül, azaz képes kitermelni az ebbe fektetett erőforrások költségét, mennyi idő után várhatjuk ezt. 

Az üzleti esettanulmány leginkább abban segíthet, hogyan “add el” az ötleted, illetve bizonyítsd be ennek létjogosultságát a vállalati felsővezetés számára. Jelen írás tehát nem a top menedzsereknek szól, hanem azoknak, aki el szeretne indulni néhány alapvető számítással.

A bejegyzésben bemutatott előzetes gyorskalkulációt minden esetben célszerű használni, amely alapján hozzávetőleges képet lehet  majd alkotni a projekt jövedelmezőségéről.

Ha sokszor adsz be valamilyen jobbító javaslatot a cégednél, hogy projekt legyen belőle, de mégsem lesz ezekből semmi, akkor annak sokszor az az oka, hogy nem érti meg a menedzsment, mit is szeretnél valójában. Általában azt sem képesek a felsővezetők megfelelő döntés-előkészítő anyagok nélkül áttekinteni, hogy a javaslatod a cég szemszögéből is előnyökkel jár.  Ezt pedig legegyszerűbben a számokkal lehet kifejezni. A számok ugyanis jelentős meggyőző erővel bírnak és sokkal pontosabb képet alkothatsz ezekre támaszkodva a lehetséges kockázatokról, alternatív költségekről, új üzleti potenciálról és egyéb feltáratlan profit kapacitásokról. 

Miért érdemes kitartani e stratégia mellett? Ha ezt sokszor megteszed, akkor ezen tapasztalatokkal felvértezve előbb-utóbb személyes karrier utadban is magasabb szintre léphetsz. Rövidebb időtávon gondolkozva a munkádat, illetve mások munkáját teheted egyszerűbbé, év végén pedig az erőfeszítéseid elismeréséül prémiumot is kaphatsz.

Kiknek szól a bejegyzés?

  • akiknek valamely projekthez kell business case-t számolniuk;
  • bárkinek, akik nagyobb kkv-ban vagy multiban dolgoznak, és egy ötletüket akarják a menedzsment számára bemutatni; 
  • azoknak, akik a karrierjükben szeretnének előbbre lépni;
  • végül bárkinek, aki alapvető és könnyen alkalmazható pénzügyi ismeretekre kíván szert tenni.

Nálatok hogyan állnak a gazdaságossági számításokhoz?

Business case alapkérdések: mielőtt nekiállsz

Egy üzleti esettanulmány (Business Case, azaz röviden “BC”) egy vállalaton belül, vagy más, például non-profit szervezetekben akkor kerül elkészítésre, amikor a befektetésekkel vagy projektekkel kapcsolatos döntést kell meghozni. Az esettanulmány célja annak vizsgálata, hogy van-e egyáltalán létjogosultsága a projektnek. Az üzleti esettanulmány átfogóan összefoglalja a projektet, rámutat a lehetséges előnyökre és a kockázatokra, és tartalmazza a költség-haszon elemzést is.

A készítő szeme előtt annak a célnak kell lebegnie, hogy a projekt részletes tervezését megelőzően megvizsgálja, hogy üzleti-pénzügyi szempontból, vagy esetleg más nem pénzben kifejezhető előny (pl. társadalmi szintű haszon) miatt megéri-e a projektet megvalósítani.

Az üzleti esettanulmányban meg kell vizsgálni a legjobb alternatívákat azért, hogy az adott projekt alapötletét, szükségességét és üzleti előnyeit bemutassuk a menedzsmentnek vagy bármilyen más döntéshozó testületnek. Más szakirodalmi források esettanulmánynak, megvalósíthatósági tanulmánynak, vagy akár feasibility study-nak is hívják a business case-t. Az üzleti esettanulmány a homályos ötlet felépítésétől kezd kirajzolódni és egészen a projekt jóváhagyásáig kumulálódó összefoglalóig formálódik, nyeri el végleges formáját, ami alátámasztja a projekt létjogosultságát.

Fontos kérdések, amelyeket minden dokumentum elkészítése előtt, illetbe közben tegyél fel magadnak:

  • A legfontosabb a könnyen érthető megfogalmazás, valamint hogy mi az oka a business case-nek. Mi tehát a célja? Van esetleg konkrét vízió, jövőkép mögötte?
  • Mit várunk el a projekttől? Milyen előnyöket nyújthat a cég számára rövid-, közép- és hosszú távon? Ez tehát az egyik fő elem. Mit vár el a menedzsment?
  • Mekkora lesz a költségvetés? Mekkora költségkeretnek kell rendelkezésre állnia ahhoz, hogy (biztosan) megvalósuljon a projekt? Ha többet költünk, akkor biztos, hogy sokkal jobb lesz a minőség?
  • Mennyi idő alatt kell, illetve lehet elkészíteni? Viszonylag könnyű definiálni a mérföldköveket, valamint a céldátumot? Van esetleg függőség más (külső-belső) szereplőtől vagy egyéb tényezőtől?
  • Milyen kockázatokra lehet számítani a business case esetén? Hogyan lehet ezeket kizárni avagy minimalizálni? Van-e benne ún. job stopper, azaz olyan leküzdhetetlen akadályt jelentő tényező, ami megállíthatja a munkát? Ezt ki kell zárni mindenképp. 
  • Mekkora lesz a megtérülés? Megtérül-e a projekt belátható időn belül?

A projekt során minden bizonnyal sok minden fog változni, mert lehetséges, hogy módosul az időterv, a költségvetés vagy a projekt tartalma, de ezektől nem kell megilletődni, hiszen ilyen a projektek dinamikája. 

A cégek nagyon eltérően kezelik a ezeket dokumentumokat, elvárásaik változóak a bennük foglalt konkrét tartalommal szemben is.

Az egyoldalas összefoglalóktól, a kiterjedt többoldalas dokumentumokig, a szabad formátumtól egészen a szigorúan formális keretek közé szorított projekt dokumentációig gyakorlatilag mindennel lehet találkozni.
Ha a környezetedben rögzített követelmények vannak a business case-re, akkor ezeket természetesen útmutatóként érdemes használni, és bizonyos értelemben szerencsés is lehetsz, ha a munkahelyeden egy jól használható minta áll a rendelkezésedre. 

A Business Case kidolgozása

Az üzleti terv alapján már megállapítható, hogy nyereséges lesz-e projekt. Érzés alapján, vagy nagyon kevés információra támaszkodva elég kevés rá az esély, hogy valaki ezt pontosan meg tudja mondani. A tapasztalat azt mutatja, hogy egy új üzleti ötlet, egy projekt sorsa azon múlik, hogy mennyire alaposan gondolják át, és dolgozzák ki, illetve sokat számít az is, mennyire realisztikus a business case.

Business case pontról-pontra

A következőkben bemutatunk egy alap összefoglalót, tehát hogy hogyan is lehetséges felépíteni az adott business case-t. Ettől természetesen bárki eltérhet szükség esetén.

  1. Vezetői összefoglaló – a végén készül el, de itt kerül összefoglalásra az egész dokumentum nagyon rövid, tömör és közérthető formában
  2. Legfőbb kérdések kidolgozása
    1. Miért is indul a projekt, mi a legfőbb célja és motivációja
    2. Kiinduló bázis: a projekt indítása idején meglévő feltételek, üzleti környezet, rendelkezésre álló erőforrások és az a probléma, melynek megoldására törekszünk az ötletünk révén.
    3. Stratégia és jövőkép (vízió)
    4. Vevői igények és az általuk elérhető előnyök az új termék, szolgáltatás vagy eljárás keretében
    5. Az érdekelt felek (pl. potenciális vevők, beszállítók, befektetők, egyéb üzleti partnerek, stb.)  felsorakoztatása
  3. Számítások, amiket elvégezhetsz
    1. Cash flow 
    2. A befektetés megtérülése (ROI)
    3. Fedezeti pont számítás
    4. Költség-haszon elemzés
    5. Költség- idő csökkentés számítás
    6. Bevétel kimutatás projekttel
  4. A projekt leírása
    1. Rövid leírás
    2. Keretfeltételek és interfészek
    3. A projekt hatókörének meghatározása
    4. Korlátozások, kockázatok és negatív hatások
    5. Határidők, források és költségek
    6. Lehetséges alternatívák bemutatása, valamint a legkedvezőbb kiválasztása
    7. Projektszervezet
  5. Következtetés, összefoglaló
    1. Hosszabb összefoglaló, 1-es pont kiegészítve
    2. Jóváhagyó lap, Projektalapító okirat 

A business case lényege és amit kiolvasunk belőle

Nem meglepő, hogy a döntéshozók legelőször az összefoglalót keresik az adott business case dokumentumban. Hogy miért? A válasz pofonegyszerű: egy hosszabb anyag elolvasására egyszerűen nincsen idejük. A lényegre kíváncsiak, mellébeszélés nélkül. Tényeket akarnak látni, számokat és tendenciákat. Valamint azt, hogy miért éri meg nekik az adott projekt. Pontosan ezek miatt az összefoglalónak átütő ereje kell, hogy legyen. Nem könnyű feladat egy valóban tömör, informatív és figyelemfelhívó szöveget készíteni, mert az is lehet, hogy a döntéshozók végül csak a summary alapján fognak véleményt alkotni. Ez az, amit a fenti listában az 1. ponttal jelöltük tehát: Vezetői összefoglaló – Executive Summary-ként található.
A dokumentum elkészítése végén pedig szintén hasznos megírni, és a dokumentum elejére rakni egy rövid összefoglalót, hogy minél előbb átfogó képet tudjon alkotni a projektről a döntéshozó. Így a további oldalakon már tudja, hogy mit keressen.

A hangsúly gyakran a pénzügyi előnyökre és következményekre koncentrál, amelyek a projekt indítására vonatkozó döntés meghozatalakor merülnek fel.

Ezért az üzleti esettanulmány írásakor mindig képzeld magad a döntéshozó szerepébe:

  • Milyen információkat fog keresni elsődlegesen?
  • Milyen előny származik a projektből?
  • Hogyan lehet a lehető legjobban “eladni” az adott projektet?

Mi is szerepeljen a management összefoglalóban?

  1. Mutasd be röviden a projektjektet!
  2. Foglald össze a célját és a legfőbb előnyeit!
  3. Írd le röviden az üzleti esettanulmány keretfeltételeit!
  4. Nevezz meg a alternatívákat / lehetőségeket!
  5. Sorolj fel információkat a projekt jövedelmezőségéről, vagy az egyes lehetőségekről!
  6. Készítsd el a saját ajánlásod!

Vigyázz, hogy mit számolsz ki, mert ha kimutatod, hogy X emberre nincs szükség, akkor a vérszemet kapó menedzserek gondolkodás nélkül már listázni is kezdik, hogy ki menjen el. Ez tehát annyit jelent, hogy a konkrét és gyakran akár kissé felületes, pontatlan vagy akár átgondolatlan számításoknak komoly következménye lehet másokra nézve. Tisztában kell lennünk a rövidebb és hosszabb távú hatásokkal, mielőtt még nyilvánosságra hozzuk az adott kalkulációt vagy tervet. Ennek ellenére ne ódzkodjunk a numerikus tartalmak megosztásától, mert nagyon gyakran kifejezetten a precíz és követhető számításokkal mutathatunk rá egy-egy jelentős tényezőre, körülményre, problémára vagy akár lehetőségre a cégen belül. Ugyanez igaz a statisztikákra is. Önmagában nem sokat mond, azonban a kontextustól, értelmezéstől függően komoly hatása lehet az eseményekre.

Legfontosabb kiinduló számítás minden költségbecslésre

Vegyük még figyelembe a legfontosabb dolgot, amely maga a profit.

Nagyon sok mindent a cégek a profit szempontjából közelítenek meg.

Ez az alap, amiből minden nagyobb számítás kiindul. 

Nyereség = bevétel – kiadás

Bevétel = darabár x mennyiség

Költség = változó költségek + fx költségek

Nyereség =  darabár x mennyiség – (változó költségek + fx költségek)

A legtöbb kérdést ugyanis a cégek a lehetséges profit szempontjából közelítik meg. Logikus, hogy a profit nem minden esetben lesz pozitív érték, hiszen keletkezhet veszteségünk is (negatív profit), illetve lehet a profitunk nulla is, amikor a bevételeink pontosan fedezik a kiadásokat. Nagyon fontos, hogy a nyereség és a bevétel nem egymás szinonimái. Lássuk akkor ezeket:

  • Nyereség = bevétel (Total Revenues, TR) – kiadás (Total Costs, TC). A nyereség tehát az a jutalom, amit az adott tevékenység, vállalkozás vagy bármilyen egyéb projekt létrehozásának kockázataiért kapjuk cserébe. Hosszú távon minden vállalat érdekelt a nyereség fokozásában, mert ez a tartós növekedés és működés legfőbb pillére. Részletesebben a képlet így nézne ki: darabár x mennyiség – (változó költségek + fix költségek). A nyereség tehát maga a profit. Tehát a teljes bevétel és teljes költség különbsége. ;
  • Bevétel = darabár (Price, P) x mennyiség (Quantity, Q). A bevétel hétköznapi nyelven azon ellenérték, amit egy termék vagy szolgáltatás értékesítése után kapunk. Viszont óvatosnak kell lennünk, mert az árbevétel önmagában nem mond sokat a cég vagy projekt sikerességéről, hiszen tartalmazza a költségeket is. A teljes bevétel és teljes költség alakulása a következő módon illusztrálható: ahol költségeink meghaladják a bevételeinket, ott veszteség áll elő, míg ellenkező esetben nyereséges volt a tevékenység. 
A teljes bevétel és a teljes költség alakulása a kibocsátás függvényében
1. ábra: A teljes bevétel (TR) és a teljes költség (TC) alakulása a kibocsátás (Q) függvényében

Költség = változó költségek (Variable Costs, VC) + fix költségek (Fixed Costs, FC). A költségek számtalan fajtáját sorolhatnánk fel, viszont a két legfontosabb típus a fix és a változó költség. Az állandó költségek nem függenek az értékesített mennyiségtől. Egy üzlethelyiség bérleti díja, a céges autó lízingje vagy akár az állandó alkalmazottak fizetése tökéletes példa lehet. Míg a változó költségek az értékesítés volumenének függvényében ingadozhatnak, mint például számos rezsiköltség, egy közvetítő jutaléka vagy akár a marketing költségek is ebbe a kategóriába tartoznak. A VC és FC együttesen a teljes költséget teszik ki (Total Costs, TC). Nézzük meg az alábbi ábrán, hogyan is alakulnak e tételek a gyakorlatban. A költségek és mennyiség függvényében a következő grafikont készíthetjük el:

2. ábra: A fix (FC), változó (VC) és teljes költségek (TC) alakulása a kibocsátás (Q) függvényében

Fontos fogalmak, amikkel érdemes megismerkedni

A költségek és a haszon számszerűsítésére több ismert módszer létezik. Ezeket beruházás-gazdaságossági számításoknak nevezik. Minél több beruházás-gazdaságossági számítást hasznos elvégezni, hiszen ezáltal lehet átfogóbb képet kapni a projekt jövedelmezőségéről. 

Lentebb csupán az alapvető fogalmak kerülnek rövid felsorolásra.

Ennek fő módszerei:

  • Total Cost of Ownership (TCO): a költségeket a teljes beruházási és fenntartási életciklusra meg kell határozni, ez tehát magyarul a teljes tulajdonlási költség. Minden költségnemet figyelembe vesz, mint például a tulajdonszerzéssel, a fenntartással járó és egy későbbi értékesítés során felmerülő költségek. Valamint fontos, hogy a direkt, és indirekt költségek is beletartoznak. Meg kell határozni, hogy mi a beruházási költség, valamint hogy mi a működési költség. Indirekt költség például lehet a tanulási idő.
  • Költség-haszon elemzés – (CBA) Cost-benefit analysis: a költségekkel szemben számszerűsíthető hasznot állít, pl. kevesebb selejt, vagy pedig minőségi javulás várható. 
  • ROI számítás (Return on Investment): beruházás hozama, beruházás megtérülése. ROI = Beruházásból várható üzleti eredmény / beruházásra fordított összeg. A beruházás hozamát kapjuk, azaz, hogy milyen megtérülést sikerül a projekttel elérni. A realizált haszon, üzleti eredmény, az a profit = összes profit-költség egy meghatározott periódusra kerül számításra. Beruházás fordított összeg összege a vételárat és az egyéb kiadásokat, az amortizációt, a karbantartást is tartalmazza; 
  • Pénz jelenértéke (Present Value, PV): Megmutatja a jövőben esedékes pénzmennyiség mai (aktuális), visszaszámított értékét. PV = Cn X ( 1 / (1+r)n, ahol C = a pénz értéke, r = kamat tényező, 1 / ( 1+r) = diszkont tényező, t = időszakok száma. Például arra használhatjuk, hogy megnézzük, mekkora profitot érhet el egy cég a következő X év során, és arra vagyunk kíváncsiak, hogy ez az összeg jelenleg mennyit is érhet;
  • Nettó jelenérték számítás (Net Present Value, NPV): A ráfordítások és bevételek nem egy időpontban jelentkeznek, így hagyományos módon nem lehet őket összegezni. A nettó jelenérték számítás ezt küszöböli ki, és számításba veszi a pénz időértékét, hogy a beruházásunk megkezdése előtt kiszámolhassuk a várható ráfordítások és hozamok ismeretében a teljes nyereséget. Tehát ha például ma befektetünk egy meghatározott pénzösszeget, akkor könnyen kiszámolhatjuk, hogy X év múlva pontosan mennyit fog érni. NPV = Ct / (1+ r)t – C0 ahol t a pénzmozgás konkrét időpontja, Ct = a nettó pénzmozgás a t Időpontban (pl. év), r = kamatláb, Co pedig azon pénzmennyiség, amit aktuálisan, tehát a jelenben befektetünk;
  • A belső megtérülési ráta (IRR): a befektetett összeg megtérülésének mértékét mutatja meg és alapvetően egy jövedelmezőségi mutató. A belső megtérülési rátának nagyobbnak kell lennie a referencia kamatlábnál ahhoz, hogy a projektet jövedelmezőként ítéljük meg. Piaci alapú projekteknél igaz, hogy ha a belső megtérülési ráta nagyobb, mint egy banki hitel kamata, akkor érdemes megvalósítani a projektet (ellenkező esetben érdemesebb másba fektetni a pénzt). Fontos: Mi lenne, ha más vállalatok által kibocsátott kötvényekbe fektetnénk nagy hozam reményében a pénzt fejlesztés helyett? Abban az esetben, ha gyártó cégként dolgoztok, fejleszteni kell. Viszont a technológiai beruházások esetén ezt félrevezető lenne alkalmazni. 

Ha  valaki egy nagyobb projektbe kezd, ahol akár sokmilliós, vagy esetleg milliárdos nagyságrendű befektetésről van szó, akkor nagyon is szükséges a számításokat minél alaposabban elkészíteni, és több embert is bevonni a kalkuláció menetébe.

És mi van, ha nem kiszámolható a projekt, hanem meg kell csinálni, vagy pillanatnyilag csak egy ötlet?

A legjobb tanács: csináld, kezd el csinálni, hogy megmutasd, hogy vagy, dolgozol, és értékes csapattag vagy. Ahhoz hogy előbbre lépj, fel kell mutatni, hogy van létjogosultsága egy projektnek. Elég lehet hozzá egy egyoldalas prezentáció, amiben összefoglalod a legfőbb dolgokat. Ha szükséges, akkor pedig végezz egy számítást, amit itt találsz az oldalon a következő bejegyzésekben. 

A nem pénzben mérhető projektet hogyan mérjünk?

Mi is az a nem pénzben mérhető projekt? Utóbbi mi magunk vagyunk, az emberek. Például hogy mennyire érzi motiváltnak magát a csapat az adott projektet elvégezni, vagy mennyire érzik mások annak szükségességét. 

Hogyan lehet mérni? Egyszerűen. Kérj visszajelzést. Mennyire volt elégedett valaki a szolgáltatással? Eddig ha átlagosan 2,7-et kaptál, és bevezettél egy javítást, akkor már 4,8 pont lehet az átlagos elégedettség. Ez már mérhető. Ugyanis mindenki a számokat akarja látni. Hiszen ezek bizonyítják a projekt sikerességét. 

Fontos, hogy előtte meghallgasd, hogy mit is szeretne a másik fél. Tényleg szüksége van rá?

Fontos, hogy ha minden sikeres volt, legyél “látható“ a menedzsment számára. Csinálj belőle egy prezentációt, mutasd meg. Tetesd fel a céges intranetre. Legyél rá büszke. Ez is hozzátartozik a saját self-branded, azaz az énmárka építéséhez. 

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.