Sokan használják a google naptárt. Ha nagy vállalatnál dolgozol, természetesen van céges e-mail fiókod és használod a céges több mint valószínű outlook naptárt.
Azonban nézzük meg, hogyan lehet alkalmazni mind munkában, mind magánéletben a trükköket, amivel sok időt megspórolhatsz!
Ha használtál már céges outlook naptárt, akkor ugyanazok a funkciók megtalálhatók benne, csak kicsit másképp, és sok dolgot nekünk kell telepíteni, mert az IT nem fogja.
Tervezz előre!
A legfontosabb az előző napi tervezés másnapra. Ha ez megvan, akkor már nyugodtan tudsz aludni. Másnap reggel, az aznapi teendők és a naptár szemrevételezésével, esetleg egy kis modósításával már hatékonyan tudod indítani a napod. Ha ezt megteszed, akkor már jó úton haladsz aznap.
Állíts be ismétlődő feladatokat!
Sokan ezt multiban mesterien űzik, például ebédidőre.
Te se sajnáld mondjuk a heti tervezésre!
Állítsd be a kívánt időpontot!
Naptár megosztása mással, találj közös időt a csapatoddal!
Ez nagyon jól jöhet, ha egy csapatban dolgoztok. /Ne ijedj meg, mert a következő pontban láthatod, hogyan tudod a privát eseményeidet úgy beállítani, hogy csak neked jelenjen meg./
Szóval csapat esetén azért praktikus, mert így másokkal is tudsz egyeztetni anélkül, hogy fel kellene hívnod, hisz látod mikor van szabadideje.
Állítsd be privát nézetre az adott eseményt!
Ahogy az előző pontban említésre került, tedd láthatatlanná amit nem akarsz mások orrára kötni, pl. valamilyen szabadidős tevékenységet. Csak hozz létre egy eseményt és ott állítsd be, hogy a láthatóság “magán” legyen!
Küldj magadnak napirendet
Ez egy nagyon hasznos funkció. Nem kell belépned a naptáradba, hanem e-mailben küldésre kerül a rendszer által, hogy aznap mik a teendőid.
Keresd meg a Saját naptárak beállításai részt, majd a Naptárbeállítástok részt. Görgess lejjebb, amíg az egyéb értesítés részhez jutsz. Ott pedig a Napirend pontnál jelöld ki az e-mailt.
Illessz be hangouts, zoom-os meghívót!
Nekem személy szerint a zoom van telepítve, így egy kattintással egy meghívó egyszerűen hozzáadható. Nagyszerű funkció! Használd bátran, néhány kattintással gyorsan telepíthető!
Állítsd be az alapfunkciókat, értesítéseket, default beállításokat!
Ez a beállítás azért hasznos, mert így nem kell mindig egyesével a meghívón állítgatni különböző jelzési időpontokat a megbeszélés előtt. Beállíthatod, hogy egységesen mindig 5 perc legyen.
Ha szükségesnek találod például egy üzleti út előtt, akkor rögzíthetsz egy nappal korábban e-mailes emlékeztetőt is, hogy hova kell menned.
Adj meg minél több információt a meghívóban, dokumentumban, ha értesítőt küldesz!
Ez egy hasznos lehetőség, amivel élj mindig! Ha két mondatot írsz bele, már mindenkinek lesz elképzelése, hogy miről fog szólni a megbeszélés.
Ajánlom Az ifjú projekttitán című könyvet. Nagyon sok tipp található benne, ami egy meghívó küldéséhez szükséges.
