Hatásvizsgálati mátrix, azaz az “impact effort” mátrix használata

Olvasási idő 2 perc

A hatás-ráfordítási vagy hatás-erőfeszítési mátrix (angolul: impact effort matrix) egy olyan döntéshozatali eszköz, amely segít a különböző projektek, utóbbiakhoz kapcsolódó konkrétabb ötletek, valamint feladatok prioritási sorrendjének felállításában. Nektek is volt már sok ötletek, és minden egyszerre fontos volt? Ez a módszer, már ha csak megismerkedsz vele, sokat fog segíteni, abban, hogy jobban súlyozva legyenek a feladatok.

Mi is a hatásvizsgálati mátrix?

Az ún. Lean Six Sigma projektek (magyarul Hat szigmaként ismert, a minőség fokozására irányuló eljárás, melynek lényege, hogy nullára csökkentik az előforduló hibák számát, így a  veszteséget gyakorlatilag felszámolja a különböző folyamatokból) gyakran alkalmaznak hatás-erőfeszítési mátrixot a csapatok produktivitásának maximalizálása érdekében. Egyszerűsége és sokoldalúsága miatt a napi teendőlistáktól kezdve a stratégiai cselekvési tervekig mindenre használható. 

Minden egyes lehetséges ötlet, stratégia vagy projekt a szükséges erőfeszítések mértéke és a lehetséges hatások vagy előnyök alapján kerül értékelésre. 

Erőfeszítés lehet például a pénzügyi ráfordítás, az adott projekt hossza, komplexitása, vagy akár azon tényező, hogy mennyi embert, illetve hány munkaórát kell a megvalósításba bevonni.

A hatás haszna a projekt szempontjából lehet időmegtakarítás, pénzügyi spórolás, darabszám növekedés, karbantartási igény csökkentése, stb.

1. ábra A feladatok, ötletek osztályozása
2. ábra: A hatásvizsgálati mátrix felépítése

Az eredmény e módszer segítségével könnyen vizualizálható, azaz hogy melyik projektre érdemes legjobban beosztani az erőforrásokat. A tevékenységek a következő négy kategória egyikébe sorolhatók:

  • Gyors siker (Quick wins): az igényelt erőfeszítések szintjéhez mérve a legjobb megtérülést biztosítják, így a legvonzóbb projekteknek minősülnek;
  • Nagy projektek (Major projects): hosszú távú megtérülést biztosítanak, de kivitelezésük bonyolultabb lehet, leginkább amiatt, mert sok időt vesznek igénybe;
  • Járulékos (Fill ins): nem igényelnek sok erőfeszítést, ugyanakkor nem is nyújtanak sok előnyt, így átmenetileg nyugodtan ignorálhatjuk vagy akár másoknak delegálhatjuk ezeket, amíg csak akad egy jobb lehetőség;
  • Időpazarló tevékenységek, hálátlan projektek (Thankless tasks): időigényes, kis hatású tevékenységek, amelyeket el kell kerülni, mert felőrölnek bennünket, miközben értékesebb projektekkel is lehetne foglalkozni.

Miért érdemes a hatás-ráfordítási mátrixot használni?

Abban az esetben, ha sok ötlet van, illetve számos teendőnk van, akkor ez egy nagyon hasznos módszer lehet arra, hogy gyorsan azonosításra kerüljön, mely tevékenységekre kell összpontosítani, és melyeket kell teljesen vagy részben figyelmen kívül hagyni.

Ha túl sok kis részfeladat lenne egy projektben, akkor a Lean Six Sigma mátrix segít visszaterelni a projektet a helyes irányba, hiszen általa kimutathatjuk a csapat legfőbb prioritásait, és azonosíthatjuk a legjobb megoldásokat egy adott problémára.

Ki használhatja a hatásvizsgálati mátrixot?

Ez a mátrix igazán hasznos lehet a vezetők, projektmenedzserek és scrum masterek részére is, akik prioritást kívánnak felállítani a munkájukban ahhoz, hogy a legértékesebb dolgokkal töltsék az idejüket az adott projekt és természetesen a vállalat érdekei szerint.

A következő bejegyzésben a költségterv készítés bemenetéről és kimenetéről (input, ill. output) lesz szó. 

A továbbiakban nagyobb számokkal fogunk kalkulálni, a fentiekben bemutatott rövid példa pedig egy kis ötlet eladására szolgált, amit a cégen belül tudsz felmutatni.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.