Amikor elkezdesz egy projektet, az egyik dolog, amire gondolhatsz: mi sülhet el balul?!
Vagy: Majd lesz valahogy! Megoldjuk!
Általánosságban többen is azt gondolják, hogy semmi nem sülhet el rosszul.
Kockázatelemzéssel a bekövetkező rizikót lehet elkerülni. Már a tervezés, és a megvalósítás első fázisában sok hiba kiküszöbölhető, utána pedig folyamatos felügyeletet igényel.
Ebben a bejegyzésben a kockázatelemzés fontosságán megyünk végig, valamint azon, hogy miként oldható meg egy előre nem várt, ismeretlen dolog.
Mi is a kockázatelemzés, kockázatkezelés?
A kockázatkezelés a projekt életciklusa során felmerülő kockázatok azonosításának, elemzésének és reagálásának a folyamata, hogy elősegítse a projekt nyomon követését és a projektcél elérését.
Kockázat bármi lehet, ami befolyásolhatja a projekt ütemtervét, teljesítményét vagy költségvetését. Minden egyes projektkockázat potenciális veszélyt jelent a projektre, és veszélyezteti annak ütemezését, a költségeket, az eredményeket és a minőséget – de az ügyfelek elégedettségét is súlyosan felboríthatja.
A kockázatkezelés különböző dolgokat jelenthet a különféle projekteknél.
A kockázatkezelési stratégiák kiterjedhetnek az egyes kockázatok átfogó részletes tervezésére, annak biztosítása érdekében, hogy a problémák felmerülése esetén a kockázatcsökkentési stratégiák rendelkezésre álljanak.
A projektkockázatok olyan események a projekt folyamán, amelyek negatív hatással vannak a projekt eredményére.
A projektkockázatok mindig a „jövőben” vannak. Következésképpen kiszámíthatatlan, hogy a projekt kockázata fennáll-e vagy sem, függetlenül attól, hogy potenciális károkat okoz-e.
Mik az előnyei a kockázatmenedzsmentnek?
- A kockázatok felderítése biztosítja, hogy a rendelkezésre álló forrásokat hatékonyan használják fel ellenintézkedésekre
- A kockázat megfelelő kommunikálásával az érdekelt felek is fel tudnak készülni a várható hibákra, és ellenintézkedéseket tudnak tenni
- A rizikófaktorokat dokumentálják, és átlátható módon mutatják be, hogy az érdekelt felek megbizhatóan értékelhessék a projekt sikerének kilátásait
- A kiszámított kockázati költségek fontos referenciaként szolgálnak a tervezési intézkedésekhez
Kinek szükséges részt venni benne? Mi a folyamat? Hogyan? Mikor lesz végrehajtva?
Sok cég rendelkezik egy programmal, azonban ha nálad nincs, a példában mutatott táblázat alapján könnyedén elkészíthető.
Kockázatelemzés példa
Amikor készíted a kockázatelemzést, légy óvatos! Inkább becsüld túl a kockázatot, mint sem!
- A fellépő hibák felismerése, azonosítása
- Analizálni, meghatározni valószínűségét, megbecsülni a projektre való hatását
- Megtervezni az ellenintézkedéseket, akcióterv kialakítása
- Ellenintézkedés végrehajtása, nyomon követése, kockázatok felügyelése
- Ellenőrizni, dokumentálni, kommunikálni a rizikó lehetőségeket
Kockázatelemzés, kockázatmenedzsment lépései:
1. A fellépő hibák felimerése
A kockázatkezelés első és legfontosabb feladata az összes lehetséges veszély azonosítása.
Többféle lehetőség áll fenn a hibák felderítésére. Lehetséges ötletbörzét összehívni a releváns szakértőkkel, kérdőívezni, valamint lezárt projekteket áttekinteni.
Fontos, ha van rá módod, ne egyedül kezdd el keresni a hibákat, ha kell, hívj valakit segítségül, mert ketten több dolgot találhattok meg!
Miután ezeket összeírtad és csoportosítottad, hogy milyen kategóriába tartozhat, jöhet a pénzügy, idő, erőforrás, és minőségi kockázatok!
2. Analizálni, meghatározni a valószínűséget, megbecsülni a projektre való hatását
A legjobb mátrix általában az 5×5-ös értékből álló mátrix. Meg kell becsülni a hatását (nagyon kicsi-nagyon magas), illetve a számszerűsítés is nélkülözhetetlen.
| Pontok | Következmény hatása |
| 1 | Nagyon kicsi – Elhanyagolható üzleti hatás |
| 2 | Kicsi – Enyhe üzleti hatás |
| 4 | Közepes – Korlátozott üzleti hatás |
| 7 | Magas – Komoly üzleti hatás |
| 10 | Nagyon magas – Katasztrofális üzleti hatás |
| A pontok lehetnek akár 1-5-ig is, azonban ha nagyobb a szorzó, jobban vizualizálható a kockázat, és a listában jobban látható a nagyobb szám. |
A következő lépésben meghatározzuk az azonosított kockázatokat, azok előfordulásának valószínűsége és a projekt célkitűzéseire gyakorolt következmények szempontjából. A bekövetkezés valószínűségének értékeléséhez a következő kategóriák lehetnek hasznosak:
| Pontok | A bekövetkezés valószínűsége |
| 1 | Ritka – 1-5% – Lehetséges esemény, de valószínűtlen |
| 2 | Nem valószínű – 6–15% – Csekély előfordulás |
| 3 | Alkalmankénti – 16–25% – Rendszeres vagy időszakos előfordulás |
| 4 | Valószínű – 26–50% – Többször már bekövetkezett |
| 5 | Majdnem biztos – 51–100% – Rendszeresen előforduló események |
4. Tervezd meg az ellenintézkedéseket!
Tedd fel magadnak a következő kérdéseket a megfelelő intézkedések kidolgozásához:
- Hogyan lehet csökkenteni a kockázatot?
- Hogyan lehet csökkenteni a bekövetkezés valószínűségét?
- Hogyan lehet minimalizálni a hatásokat és következményeket?
- A meghatározott költségek elfogadhatók-e az intézkedéseknél?
Fontos: A kockázatot minimalizáló intézkedések kiszámítható költségeket okoznak. Ezek függetlenek attól, hogy fennáll-e a kockázat, vagy sem. Ez a folyamat pénzbe kerül. De több pénzbe kerül a kockázat minimalizálási folyamatának lemondása. Sok vállalatnak már nagyon fájdalmas tapasztalata volt ezzel kapcsolatban.
5. Dokumentálni, nyomon követni, felügyelni a kockázatokat
A kockázatok időszakos nyomon követése és ellenőrzése a projekt operatív ellenőrzésének szerves része. Minden kockázatot rendszeresen felügyelni kell:
- hogy naprakészek-e
- újak kerültek-e felszínre
- az ellenintézkedések megvalósultak-e
Ha időközben újakat vélsz felfedezni, rögzítsd bátran a táblázatban még az elején, így a reagálás nem kerül költségbe, mint később.
Eszkaláció – A kockázatok kommunikálása a megfelelő embereknek a projektben, ha nem történik előrelépés
A kockázatokat nyíltan kezeld és mutasd be a lehetséges következményeket az érintetteknek! Nem kell az ördögöt a falra festeni, de beszélni kell a lehetséges hatásokról!
Hogy is nézzen ki?!
Ha elvégezted a rizikótervezést, és nem találtál semmi hibát, akkor ott nagy baj van. Ezért érdemes újrakezdeni, vagy ha szükséges, külső szakértőt bevonni.
