Költségterv készítés – input és output

Olvasási idő 3 perc

A pénzügyi elemzés első lépése: a költségbecslés

Bármilyen projekt megkezdése előtt fontos a kezdeti szakaszban saját magunk számára összegezni és részletezni is, hogy várhatóan milyen, a projekthez közvetlenül kapcsolódó költségek és bevételek merülnek fel. Fontos továbbá az időtényező megfelelő kezelése is, azaz annak tisztázása, hogy az egyes költségekre és bevételekre melyik évben, ezen belül melyik hónapban számíthatunk. Nincs is annál nagyobb kockázat, mint úgy belevágni egy új tevékenységbe, hogy nem látjuk át egyértelműen az input (bemenet) és az output (kimenet) oldalt. A költségbecslés nagy segítséget nyújt abban, hogy például a rendelkezésre álló vagy akár beszerzendő – anyagi és nem anyagi – erőforrások mekkora tételben és milyen esedékességgel, ütemezéssel merülnek fel. 

Mindenképpen kerüljük el a tervezetlenséget, így azt, hogy úgymond egy spontán időpontban “szembesüljünk” a ránk váró költség tételekkel, melyek a tevékenység megalapozását, és a későbbi fenntartását fogják biztosítani. Viszont ügyeljünk arra is, hogy a potenciális bevételeket is  realisztikusan becsüljük, így átláthatóbbá válik az is, hogy a projektünk mikor térül meg, illetve mikortól termel nyereséget a cég számára.   

Az alábbi lista abban segít, hogy egy egyszerű projekttel is el tudj indulni, ezért a utóbbi nagyon röviden kerül bemutatásra a lentebbi táblázatban. 

Kiadási költségek becslése1. év… év
Projekt előkészítés költségei
Projekt menedzsment és csapattagok személyi jellegű költségei
Beruházások/Eszközök költsége, beszerzés, üzembe helyezés költségei
Egyéb szolgáltatások költségei (pl.: tanácsadás)
Működési, személyi, üzemeltetési költségek (pl: karbantartás)
Teljes kiadás
Bevételek becslése
Fő tevékenység
Egyéb tevékenység, vagy hozadék (pl. megtakarítás)
Teljes bevétel
  1. táblázat: A költségek és bevételek összesítése
  • Egy hasonló táblázat összeállításakor nettó árakat használunk. Fontos, hogy az olyan közvetett költségeket, mint a fizetendő adók, vagy az értékcsökkenés – is figyelembe kell venni, de ezt most a következő példákban mellőzésre kerül az egyszerűség kedvéért, mivel ezen tételek jelentősen túlmutatnának egy blogbejegyzés szokványos terjedelmén.

Milyen költségek merülhetnek fel?

Tekintsük át röviden, hogy beruházások vagy tőkebefektetés (angolul “Capital expenditure” vagy röviden “CAPEX”) esetén milyen költségekkel számolhatunk a gyakorlatban. Ezeket tehát hívhatjuk pénzbeli ráfordításnak is, melyeknek számos formájával találkozhatunk egy szervezet, vállalat működése során. Fontos kiemelni, hogy ide tartoznak a teljesen újonnan vásárolt eszközök (pl. gépek, berendezések, stb.), valamint azok a kiadások is, melyeket egy már általunk birtokolt eszköz fenntartására, korszerűsítésére fordítunk. Viszont azt is érdemes tudni, hogy az ún. működési költségek (“operating expenses”, “OPEX”) a CAPEX tételekkel szemben folyamatosan felmerülő költségek egy vállalat számára, hiszen a rendelkezésre álló eszközeink működését valamilyen formában állandó jelleggel kell biztosítanunk.  Ezek után nézzünk meg egy-két konkrét példát.

A beruházással kapcsolatos költségek közé (CAPEX) sorolhatóak a tervezés költségei, tárgyi eszköz (pl. gép vagy jármű) bekerülési költsége, a projekthez szorosan kapcsolódó szoftver beszerzés, ingatlanvásárlás és fejlesztés. A személyi jellegű ráfordítások közül csak azokat a tételeket vehetjük itt figyelembe, melyek a projektben résztvevő alkalmazottak, vagy megbízással foglalkoztatott “külsősök” bérköltségét jelentik.

Beruházási költségek (CAPEX), tételes lista

(1) Tervezési költségek

  • a beruházással kapcsolatos valamennyi tervezési költség (pl. épületterv, gépterv)

(2) Gépek, berendezések (új vagy használt) vásárlása

  • gép, készülék, szerszám számítógép, jármű, szállító eszköz, tároló eszközök teljes bekerülési értéke (vámmal együtt EU-n kívüli beszerzés esetén)

(3) Szoftver

  • a projekt megvalósításával összefüggésben megvásárolt szoftverek értéke

(4) Jogdíjak, licencdíjak

  • amennyiben kell ilyet fizetnünk, ebben a csoportban vegyük figyelembe

(5) Ingatlanvásárlás és ingatlan fejlesztés

  • telek/földterület és épület(ek) bekerülési értéke, építési költségek

(6) Személyi jellegű kiadások

  • a projektben résztvevő dolgozók,tanácsadó személyi költségei

Ezzel szemben minden olyan költség, mely nem a projekt megvalósításához, hanem inkább annak üzemeltetéséhez kapcsolódik, működési költségként kezelendő.

Működési költségek (OPEX), tételes lista

(1) Anyagjellegű költségek

  • vásárolt és felhasznált anyagok/alkatrészek értéke, igénybevett szolgáltatások értéke

(2) Személyi jellegű költségek, ráfordítások

  • alkalmazottak bruttó munkabére, bérjjárulékok, megbízási díjak, egyéb juttatások

(3) Karbantartási, javítási költségek

  • időszaki, rendszeres karbantartás és nem várt hibák javításának költsége

(4) Irodai költségek

  • a vállalat székhelyén felmerülő iroda bérlettel, fenntartással kapcsolatos kiadások

(5) Marketing és reklám költségek

  • értékesítéshez kapcsolódó valamennyi költség, hirdetések, közvetítői jutalék, stb.

(6) Hitel és/vagy támogatás törlesztése és kamata

  • valamennyi tőketörlesztés és kamatfizetés

(7) Egyéb költségek és ráfordítások

  • nem várt kiadások, például leltárhiány, károkozás, stb.

Milyen bevételeink lehetnek egy projekten belül?

Legkézenfekvőbb, ha a projekt hatására az értékesítési lehetőségeink szélesednek, és többlet árbevételünk keletkezik. Felmerülhetnek továbbá egyéb, az üzleti tevékenységhez szorosan nem kapcsolódó  bevételek is, ilyen lehet például egy használt gépsor vagy egy régebbi vállalati járműpark értékesítése. Amennyiben vissza nem térítendő támogatásra vagyunk vagy leszünk jogosultak, szintén bevételünk keletkezik, mely javítja a projekt eredményességét.

Hogyan számoljuk el a költségmegtakarítást mint hozamot?

Különösen nagyvállalati környezetben gyakori, hogy egy projekt hozama nem a bevételek jövőbeli növekedéséből, hanem bizonyos költségek csökkenéséből, ezeken realizált megtakarításból származik. Mikor egy projekt gazdaságosságát elemezzük, a költségmegtakarítást pozitív tételként kell figyelembe venni, a bekövetkezés várt időpontja szerint. Miközben a számvitel alapelvei szerint a költségmegtakarítás nem bevétel, egy projekt gazdaságossági elemzés során mi mégis annak kell feltüntessük, hogy a várható hozamok és költségek összevethetőek legyenek.

Ne feledkezzünk meg a projektünk “rejtett” költségeiről sem!

Miközben részletes költségtervet készítünk, a projekt bonyolultságának következtében egyes kiadási kategóriák könnyen elkerülhetik a figyelmünket. Végezzünk alapos kutatómunkát ezek feltárására és számszerűsítésére, hiszen semmi sem rosszabb annál, mint ha ezekkel a kiadásokkal csak utólag, spontán módon szembesülünk.

  • Karbantartás és javítás alkatrész költségei
  • Laboranyagok
  • Munka- és védőruházat beszerzése
  • Üzemanyagköltség
  • Közüzemi díjak (áram, víz, gáz, csatorna)
  • Irodaszerek
  • Igénybe vett szolgáltatások költségei
  • Szállítás-rakodás, raktározás költségei
  • Bérleti díjak
  • Oktatás és továbbképzés költségei
  • Utazási és kiküldetési költségek
  • Telefon, internet, hoszting
  • Ügyvédi munkadíj
  • Hatósági , igazgatási, szolgáltatási díjak
  • Adók
  • Egyéb előre nem látható kiadások

Ne feledjük: ahhoz, hogy számításaink a valóságot tükrözzék, minden hozamot és költséget figyelembe kell venni a projekt megtérülésének vizsgálatakor.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.