Kommunikációs terv készítése és fontossága a projektben

Olvasási idő 2 perc

A projektek sarokköve a kommunikáció. Minden projektben jó lenne, ha lenne egy alap kommunikációs terv.

A projektkommunikációs terv elősegíti a hatékony kommunikációt. A projektek gördülékenyebbé válnak, és segítenek elkerülni a projekt kudarcát. További fő előnye az elvárások meghatározása és kezelése, az érdekeltek jobb irányítása.
Ezáltal meg lehet határozni, hogy ki, mikor, mit csinál.
Ez a bejegyzés abban segít – egy letölthető példával -, hogy hogyan alakítsd ki a kommunikációs terved.

Mennyire jó nálatok a kommunikáció?

Tudod kinek mi az elvárása, és milyen információ fontos számára?

A projekt tervezéséhez hasonlóan ki kell jelölni az elvárásokat, és mind a projektcsapatot, mind az ügyfél érdekeltjeit el kell látnunk elég információval, hogy a megfelelő döntéseket meg tudják hozni, és a feladatokat el tudják végezni.
Fontos meghatározni az informális és a formális kommunikációt a stakeholderekkel.
Az informálisra is alapvető hangsúlyt kell fektetni, hogy jól működjön a kommunikáció.

Ki, mikor, mit csinál

Ez az alap, legyen szó bármilyen projektről, munkáról, feladatról. 

A projekt során a célokról, mérföldkövekről, valamint a projektek változásával kapcsolatos későbbi összehangolásról döntő fontosságú az érdekelt felek tájékoztatása, információ gyűjtése, és a projekt állapotának átláthatósága. Nem tűztetek ki céldátumot? Az nagy hiba.

A kommunikáció kritikus fontosságú az ügyféllel való jó kapcsolat megőrzéséhez, és a projektkommunikációs terv segíthet abban, hogy a projekt során végigkísérjétek, hogy mi történik.

Miért jó a kommunikációs terv?

  • A rendszeres információcsere által mindenki megkapja a tudnivalókat.
  • Senki sem érzi, hogy őt kihagyják, de olyannal sem szabad bombázni, ami lényegtelen számára.
  • Átláthatóságot és egyértelműséget teremt.

7 lépés a kommunikációs terv kialakításáig

  • A cél meghatározása, akár SMART módon
  • A bemenő információk definiálása, majd, hogy mit várnak el az adott megbeszéléstől
  • A témáért felelős megállapítása 
  • A résztvevők meghatározása a stakeholder mátrixból 
  • A gyakoriságról és az időpontokról való megállapodás
  • A helyszín, kommunikációs csatorna megválasztása
  • Legalább egyszeri felülvizsgálata a gyakoriságnak 

Mikor készítsünk kommunikációs tervet?

Jó, ha már az elején elkészíti a projektvezető, és a Kick-Off megbeszélésen prezentálja is. Ezután pedig egy workshop keretében átdolgozásra kerülhet, de a lényeg, hogy már legyen a legelejétől egy terv.

Az egész projekt alatt fontos felülvizsgálni, hogy túl kevés, vagy túl sok a megbeszélés. Ha például egy státusz meeting hetente van, azt lehet elég lenne kettő hétre emelni, ha nincs sok új téma.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.