Mindenképp kell egy onboarding folyamat!

Olvasási idő 3 perc

Egy kiválasztási folyamat a vállalatnál akkor könyvelhető el sikeresnek, ha az újdonsült kolléga kellőképpen beolvad a szervezetbe, mihamarabb elsajátítja a folyamatokat és minél előbb el tudja végezni a feladatait.

Számos embert éri a hideg zuhany amiatt, hogy a cégek csupán a legminimálisabb energiát és időt teszik bele az onboarding folyamatba, tehát a beillesztési programba.

Holott mindezt csak egyszer kell kidolgozni, és még erőforrást is spórolhatnak.

Mi az onboarding folyamat?

Az onboarding folyamat során egy új alkalmazott szervezetten feltérképezi a munkaköri szerepét, kollégáit és magát a céget. Ha elegendő információt és koordinálást kap, nemhogy hamarabb illeszkedik be a vállalatba, de még ki is is tudja venni a részét az intézményi célok elérésében. 

Az onboarding folyamat biztosítja az információáramlást az új kolléga felé, támogatja beillesztését a cég környezetébe, valamint ösztönzőleg hat a munkát illetően. 

Ön mivel ért egyet?
Amikor munkába áll valaki, és hiányzik az onboarding folyamat:

Vétek, ha az onboarding folyamat hiányzik a cégből

Ilyen esetekben hangozhatnak el a következők:

  • “Mindent előkészítettünk, itt a laptopja és a telefonja. A monitor és az asztala két hét múlva jön, addig üljön le ide, a kolléga szabadságon van! A telefonon majd be kell állítania még valamit.”
  • “Kérdezd meg a Tamást, ha valami van! Őt vettük fel utoljára. Még tudja, hogy mit kell intézni, aztán mindent megmutat.” (Tamás következő héten két hét szabadságra megy.)
  • “Izé, tudod azon az oldalon kattints oda, és ott tudod kérni azt az valamit, amit hogy is hívnak Kata?! Jaah, hogy azt átnevezték már?!”

Gondoljon bele, ha már ketten, vagy többen is a munkaidejüket ad hoc módon arra fordítják, hogy az új alkalmazottat igazítják el, vajon hány értékes projektóra veszik kárba?!

Ez már munkaórában és költségben is kimutatható jelentős összeg. Meg akarja spórolni?

Mi a megoldás?

Egyszerű!

  • Vizualizálja az onboarding folyamatot egy folyamatábrán! (Lejjebb van a letölthető minta cégeknek, vagy használjon Kanban táblát.)
  • Nagy cég esetén, ha sok új munkavállaló érkezik, használjon online rendszert, és tájékozódjon a költségkeretről! 
  • KKV-t illetően hozzon létre csak egy folyamatábrát, foglalja össze és készítsen munkautasításokat, lépéseket!

Vagy kérjen segítséget a folyamatok kialakításában tőlem! Egyszerű, csak idő kell hozzá.

A gyümölcsöző onboarding folyamat 3 szegmense

Az onboarding folyamat különbséget mutathat cégek között, hiszen függ a vállalat méretétől és kultúrájától. Ám létezik 3 fő elem, melyek megkönnyítik az onboarding folyamat működését, és sikerre viszik a programot. 

  1. Alapvető működés: biztosra kell menni abban, hogy az új kolléga birtokában van-e a munkájához szükséges tudásnak. Vegyünk egy példát: tisztában van-e a szakszavakkal? Ha ködös a dolog, nem lesz elég hatékony. 
  2. Kapcsolati fonal: segítő kezet kell nyújtani a cég megismertetésekor. Direkt módon szükséges támogatni a kapcsolat kialakítását kollégákkal, vezetőkkel, hogy az új kolléga is a cég megbecsült alkotóemeleként gondoljon magára. 
  3. Tervezés: fel kell építeni az elejétől a végéig, hogy hogyan ismerteti meg az új érkezőkkel a cég struktúráját, fejlesztési céljait, jövőképét. Persze mindezt úgy, hogy azzal azonosulni lehessen.

Az onboarding folyamat eredménye

Elsősorban pozitívan befolyásolja a vállalati márkaépítést, hiszen mindenki jó szemmel nézi, ha ellátják kezdetben bőséges információval, és “fogják a kezét”. Az ilyesmi híre gyorsan terjed. 

Továbbá:

  • Gyorsabb betanulási fázis, ezáltal az erőforrások jobban megmaradnak, beoszthatók, tervezhetők.
  • Időben felismerhető a korai fejlődés, vagy a nem várt tanulási fázis.
  • Lesz egy beillesztési folyamat, amit már csak időnként felül kell vizsgálni és jobbítani.

Hogy néz ki egy jó onboarding folyamat?

Egy jól felépített onboarding folyamat pozitív hatással van az új alkalmazott elégedettségére, elkötelezettségére és teljesítményére. 

Több fázisból áll, amire fontos figyelni:

  • Már az érkezés előtt kezdjen felkészülni!
  • Írjon az új munkavállaló érkezése előtt egy listát, hogy hogyan fog kinézni az első hete!
  • Tervezze meg az első napját, első hetét, és az első egy hónapját! Ezt érdemes továbbvinni 3 hónapra, majd 1 évre is.
  • Teremtsen alkalmat már az elején 1-1 beszélgetésre!
  • Kérjen anonim módon visszajelzést a beillesztési folyamatról!

A megfelelő beléptetési folyamat az új alkalmazottak gyorsabb integrációjához vezet, miközben csökkenti a költségeket.

Kérje a segítségemet folyamatai kialakításához!

Az onboarding folyamatot nemcsak új munkatárs beillesztése esetén lehetséges használni, hanem ajánlatadás során is. Cég válogatja, hogy mire használja az onboarding folyamatait.

Ha szüksége van segítségre, nyugodtan lépjen velünk kapcsolatba!

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.