Programmenedzsment és a programmenedzser

Olvasási idő 3 perc

Mi is a program és a programmenedzsment jelentése?

A programmenedzsment több, egymástól függő projektek összefoglalása, amik kihatással vannak egymásra. Ebben az esetben minden projekt egy átfogó cél elérését szolgálja.
A program röviden megfogalmazva egy főprojekt, sok alprojekttel.
Külön-külön az összefüggő projekteket nagyon nehéz lenne menedzselni, ezért egy-egy program alá tartoznak.
Ha az eredmények egymástól függők, akkor egy programról beszélünk. 

Mi is tartozik a programmenedzsmentbe?

Ezek a fő szempontok, de ezen felül még tartozhat más szempont is.

  • Interfészek definiálása
  • Időtervek egyeztetése
  • Költségtervezés
  • Erőforrások koordinálása
  • Átfogó rizikómenedzsment
  • Változásmenedzsment

Egy portfólióban lehet több program is.

És a programon belül nem minden esetben kell megvárni, amíg az előző befejeződik, hanem lehetséges, hogy kettő vagy több projekt párhuzamosan is fut.

Nézzünk példát termékfejlesztésre! 

Van egy termék, ahol kifejlesztésre kerül az alap modell, ezzel párhuzamosan halad a B1 és B2 variáns. Itt megtörténnek a közös mérföldkövek kijelölése, amik csúszás esetén kihatással lesznek a többi következőre. 

Előfordulhat, hogy a programban van még nem definiált projekt, ami lehet egy-egy további variáns is, és mire a projekt a végére ér, további 10 variáns is szerepel.

Ami még nagy kihívás lehet, hogy egy termékfejlesztés során olyan technológiát kell majd használni, amit még jelenleg fejlesztenek.

Egy programban még az új gyáregység építése is lehet projekt – vagy átépítése -, közben még fejlesztik a technológiát, de már építés közben telepítik a gépeket, és folyik a prototípusok tesztelése. Ez egy nagy, komplett projekt, ahol a többi hatással van a másikra. Ha valaki az utóbbi években az autóiparban dolgozott, biztos látott már számos ilyen projektet. Ennek átlátására csak egy nagy tudású programmenedzser képes. 

Egy projekt esetében nem bonyolult a lépés, de egy program esetében több projekt egyidejű összehangolása szükséges. Ez azt jelenti, hogy nagyon sok riportot kell átnézni, és a teendőket a projektben összehangolni. Ha például 10 projektmenedzser van a projektben, akkor annyi státuszriportot kell bekérni, valamint az időtervezést összehangolni. 

A programmenedzser / programvezető felelős egy olyan programért, amely több alprojektből áll. Ehhez a komplex, összehangolt projekthez már egy programirodát is fel lehet állítani, aminek a keretében a projektek összehangolásra kerülnek.

Nem összekeverendő a Projektirodával (PMO).
A PMO a projektmenedzsment központi ellenőrzési pontjaként működik az egész vállalatnál vagy egyes területeken. A PMO szerepe a standardok kidolgozása, projekt monitoring, projekttámogatás, képzés / coaching, minőségbiztosítás, a stratégiai portfólió-döntésekben való részvételen keresztül.

Felkészülés sok projektből 

Egy kiterjedt program irányításához képesnek kell lenni a projektekből származó rengeteg információ feldolgozására egyidejűleg. Ezért az irányító értekezletek előkészítése nagyon időigényes!
Több átfutási időre van szükség és mindent jobban kell szervezni, mint a “szokásos” projekteknél.

Egy állásinterjú, vagy programmenedzser pozícióra váltás során sok dolgot kell tisztázni.
Ezt a feladatkört cégenként kicsit mindenki másképp értelmezi. Az biztos, hogy nagy felelősség, és nagyon sok munkával jár, mivel itt már nem egy projektért felelős az illető. A programmenedzsment több, egymástól függő projektet foglal össze. 

Nélkülözhetetlen az információk gyűjtése és az adatok átadása, prezentálása majd a szinergiák összehangolása. Lényegbevágó tudni, hogy mennyi projekt lesz, és melyik országban lévő projekteket kell összehangolni.

A programmenedzser feladatai:

  • Program meghatározása a stratégiai célok megvalósításához
  • Projektek kezdeményezése a programokhoz
  • Az egyes projektek ellenőrzése / koordinálása a programcél elérése érdekében
  • A projektek időben történő jóváhagyásának és a projektdokumentáció (pénzügyi adatok, mérföldkőterv) teljességének biztosítása a programban
  • A programcsapat összeállítása a szponzorral együtt
  • A szponzor támogatása a szükséges személyi erőforrások biztosításával
  • A projektvezetőkkel való kommunikáció és motiválás
  • A projekt kockázatainak és akadályainak azonosítása és proaktív kezelése
  • A szponzor támogatása a projektportfólió egyeztetése során
  • Projektekkel kapcsolatos stratégiai és operatív döntések meghozatala, és ha szükséges, eszkaláció a management felé, illetve a döntések megszerzése
  • Rendszeres státuszértekezletek tartása 
  • A program kezdő értekezletének megvalósítása
  • Döntés a szponzorral / irányító bizottsággal célbeli eltérések esetén
  • Az ügyfél és a belső szervezet folyamatos tájékoztatása a projekt állapotáról és a projekt fejlesztéséről
  • Harmonizálja a munkát és a kommunikációt a különböző országok / irodák alkalmazottai között
  • A projekt eszkalációs folyamatának hatékony biztosítása
  • Projektelvek, alapok megvalósítása és alkalmazása a termékfejlesztés során
  • Az ügyfeleket érintő változások kezelése a követelményeknek megfelelően
  • Jóváhagyja a projekt lezárását
  • Teljesítményértékelés adása az egész projektről
  • Részvétel Lesson Learned megbeszélésen
  • Felismeri a projektmenedzser és más csapattagok teljesítményét, el is ismeri azt

Jogai

  • Részvétel bármelyik megbeszélésen/workshopon a projektben
  • Státuszriport és jelentések bekérése
  • Steering committee megbeszélés összehívása
  • Projekt félbeszakadása, szüneteltetése
  • Projektmenedzser kiválasztása vagy váltása (indokkal)
  • Projektképviselet, akár cégen kívül is

Nem a feladata

  • Tartalmi kidolgozása a projektnek
  • A projekt vezetése
  • A projekt mikromenedzselése

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.