Amikor a projekt indul, általában születik egy dokumentum, ami több néven is ismert a köztudatban. Ezek a következők: Projektalapító okirat (PAO) vagy Projektindító dokumentum (PID), Projektdefiníciós dokumentum (PDD), Project charter, Projektauftrag vagy bármi más néven futó anyag, ami nagy vonalakban írja le, amit a projektről az elején tudni lehet. Készítheted tetszés szerint – mások is így teszik -, mivel nincs egységes formája.
A dokumentum elkészítése után dönteni kell arról, hogy egyáltalán a projekt és a projekttervezés elindulhat-e, vagy sem.
A projektalapító okirat jelentése
A projektalapító okirat – project charter – egy olyan dokumentum, amely a projektről egy átfogó képet mutat. Nem a feladatokkal foglalkozik részletesen, hanem a projekt célkitűzéseit és a várható eredményeket szedi össze.
Amint a felső vezetés vagy a szponzor jóváhagyja a projektalapító okiratot, a projektvezető nekiállhat bújni és felépíteni a projekttervet.
Projektalapító dokumentum minta
Milyen hosszú legyen a projektalapító okirat?
Ez esetben minél rövidebb, annál jobb. Ideális az 1 oldalas.
Mielőtt nekiállsz, érdemes egyeztetned, hogy mi legyen benne, és mi készüljön még el hozzá.
Ha mindent hozzá akarsz csatolni, és részletesebben kidolgozni, akkor is maximum 5 oldal legyen! Ennél feljebb tényleg ne menj, különben soha senki nem fogja elolvasni! Az átláthatóság kedvéért tegyél az elejére egy összefoglaló oldalt!
Fontos két dolgot megkülönböztetni
Külföldön némelyest másképp működik a dolog. Ha angolul nézel utána a project charternek, akkor ott képbe jön még valami.
Ez nem más, mint a statement of work (SoW), azaz a projektfeladat-leírás, viszont ez és a project charter két különböző dolgot jelent.
A statement of work során egy külső megrendelő állítja össze a leírást, ami tartalmazza a scope-ot, azaz a projektterjedelmet, vagyis, hogy mit kell elkészíteni az ügyfél igényei szerint. Ez egy ajánlatkérő dokumentum, majd a végén szerződésként funkcionál, és világosan feltünteti, hogy mit kell szállítani. A SoW-ból készíthető el belső használatra a project charter.
Mit tartalmazzon a projektalapító okirat?
Minél egyszerűbbnek, logikasan felépítettnek és könnyen érhetőnek kell lennie.
- Projektmenedzser és szponzor nevét, és még a fontos projekttagok nevét és szerepét
- A projekt által elérendő célokat SMART módon megfogalmazva
- Könnyen mérhető célokat (KPI)
- Mi és mi nem a projekt célja
- Időtervet a fő mérföldkövekkel, ami könnyen felügyelhető
- Költségvetést, erőforrás fő adatait, amit könnyű felügyelni
- Kockázatokat és azok kezelését
- Pénzügyi elemzést (business case), ami a projekt megtérülését támasztja alá
Mi történik azután, hogy megcsináltad az okiratot?
Sok variáció nincs: vagy jóváhagyásra kerül, vagy módosításokat kérnek még, vagy lefújják a projektet.
A projektalapító dokumentum egy kulcsfontosságú döntési pont. Némi elemzés után kirajzolódik, hogy eljut-e abba a fázisba, hogy projekt legyen belőle.
Van rá precedens, hogy egy projekt összes előkészítő elemzése és dokumentuma elkészül, de a pillanatnyi pénzügyi helyzet – vagy egyéb körülmény -, időközben megváltozik, így a projektalapító dokumentumot a vezetés mégsem hagyja jóvá. Így az eddig ráfordított költségek ugyan veszteséget okoztak, de összehasonlíthatatlanul kisebbet, mint egy sikertelen projekt teljes költsége esetén.
