Projektterjedelem készítése

Olvasási idő 4 perc

Miután a projektalapító okiratot elkészítetted, átmentél az első rostán, akkor jöhet a következő lépés, az igények, feladatok felmérése, hogy mi is kerüljön bele a projektbe, a projektterjedelem kidolgozása.

Ez még nem azt jelenti, hogy indul is a projekt, hanem, hogy jobban meg kell vizsgálni, kidolgozni, hogy mi lesz benne, lefektetni a projekt határait. Mielőtt nekiesel a teendőknek, egy döntési bizottság még kiértékeli, hogy szükséges-e, belefér-e az idei, vagy a jövő évi költségvetésbe, és projekt többi részvevője is jóváhagyja majd, mivel ők is bevonásra kerülnek. 

Mi lesz a projekt célja? Mi legyen a projekt terjedelmében?

Ezt igencsak fontos letisztázni!
Ha egy folyamatot akarunk cégen belül fejleszteni, vagy akár egy új gépet beszerezni, akkor ahhoz sok információra van szükség, de még lehetséges, hogy külső segítségre, beszállítókra is, valamint ajánlatkérésekre. Jobb helyeken idővel kialakult egy folyamat ezekről a lépésekről és dokumentumokról, amiket ki kell tölteni.

Itt jön a neheze, hogy utána még sokszor módosul. 

Kezdjük először a kis céges projektekkel – dashboard építése, dokumentáció digitalizálása, LEAN projekt, yellow belt projektek etc.). Ezek csak felszínesen vagy általában egyáltalán nem kerülnek tisztázásra céges belső projektek során. Csináljuk, jó lesz az, aztán elnevezzük projektnek…

A legtöbb szervezetnél nincs szükség minden részletre kiterjedő projektmenedzsment tervre, mint hivatalos dokumentumra. Ennek ellenére hasznos, ha a főbb folyamatokat tisztázzuk, még a kis projektek esetében is.

Nem lehet természetesen minden vezetőt bevonni, de egy shark tankos rövid bizottság jó lenne, akik felteszik a megfelelő kérdéseket, hogy egyáltalán szükséges-e a projekt, vagy ha igen, akkor mikor, és minden figyelembe lett-e véve. Igazából minél nagyobb a projekt költsége, annál magasabb bizottságnak kell jóváhagyni. 

A főbb pontok, ami akár minden egyes kis projekt során jó lenne, ha röviden összefoglalásra kerülne, és ezek a kis projektek nem freestyle projektek lennének, hanem azért látni lehetne, hogy miről is szól valójában a feladat, és hogy tényleg megéri-e a ráfordított erőforrás. 

  1. Követelmények és meglévő információk összegyűjtése
  2. A megoldandó feladat leírása pár mondatban
  3. Terjedelem meghatározása, mi a cél, és mi nem az
  4. Csapat felállítása, esetleg egyszerű WBS
  5. Időbeli/Pénzügyi ráfordítás kidolgozása
  6. Kontroll rendszerek, hogyan lesz mérhető
  7. Projekt zárási követelményei

Az egyes pontra visszatérve, sok meglévő információt össze kell gyűjteni, mert lehetséges, hogy a pre-sales, előzetes tervezés fázisában nem vettél részt. Már valószínűleg sok előkészítés, emailek, szakértői javaslatok is születtek, és ezeket fel kell kutatni. 

Mindig az adott projekt dönti el, hogy mire van szükség, meg persze a cégkultúra. Minél többet készítesz az elején, annál könnyebb dolgod lesz később.

Mi is a leszállítandó?

A leszállítandó lehet egy termék, egy szolgáltatás, egy tárgy vagy épület, egy KPI dashboard, tanulmány stb. Lehet akár egy projekt fázisa is, például a tervezés.

Ezeknél fontos, hogy mérhető és ellenőrizhető, azaz validálható legyen a végrehajtása.

A WBS, azaz a munkalebontási struktúra -segítségével egy nagy projektet kisebb feladatokra, átláthatóbb lépésekre, folyamatokra lehetséges lebontani.- segítségével könnyen tisztázni lehet a szállítandókat, hogy mit kell megvalósítani.  A WBS-ben a szállítandók felsorolása a cél, nem a pedig a tevékenység.

De mi is legyen a projektterjedelemben?

Röviden megfogalmazva „eddig tart a projekt”, vagy „ez már nem a projekt része”.

A projekt terjedelmével kapcsolatos nyilatkozat egyszerűen egy olyan dokumentum, amely kristálytisztán mutatja a projekt kiterjedését. Ezt a lehető legegyszerűbben kell megfogalmazni és óvakodni mindenféle technikai nyelvtől.  

Legfőbb célja, hogy az érdekelt felek illetve ügyfelek tisztán lássák és megértsék a projekthez szükséges munka mennyiségét. A projektterjedelem-nyilatkozat tartalmazza a legtöbb részletet, bármilyen korábbi dokumentummal szemben, ezért pedig a projektmenedzser felel. Akkor lehet továbblépni, ha az ügyfelek és szponzorok ezt felülvizsgálják, majd jóváhagyják. 

Mindenképp jelöld ki a projekt határait, és minden más területet, melyek már nem tartoznak a projekthez! Hidd el, ezzel rengeteg feszültséget és félreértést spórolsz meg. Ráadásul ekkor még lehet változtatni a projekt terjedelmén. 

Ha már zajlik a projekt végrehajtása, akkor hiába is próbálod a tervezési dokumentumokat módosítani csak úgy, ez már tilos zóna. Bárminemű teljesítendő feladatot csak módosítási kérelemmel lehet elintézni. 

Milyen elemekkel rendelkezzen a projektterjedelem?

  • Projektcél
  • A projekt, termék fő jellemzői, rövid összefoglalója pár mondatban
  • Projekt követelményei, szabványok, leírások 
  • Projekthatárok
  • Projektleszállítandók
  • Termék elfogadási követelménye 
  • Projektszervezet
  • Kockázatmenedzsment
  • Ütemterv, mérföldkövek 
  • Költségek
  • Projektspecifikációk
  • Jóváhagyási követelmények
Projektterjedelemben folyamatábra

Projekt vs. termékterjdelem

Sokan, akik projektet vezetnek – legyen szó kisebbről is – egy szerepben töltik a projektvezetői, és projektmenedzseri pozíciót. Ez úgy néz ki, hogy a projektvezető a terméket fejleszti és a projektet is menedzseli. Sokszor ez a két szerepkör a fejlesztést végző mérnökökre hárul. 

Azonban a termék fejlesztése során a szállítandók és a projektterjedelem rögzítése két különböző dolog, tehát két különböző szerepkör lenne.

Egy termék, szolgáltatás fejlesztése során az kerül leírásra, hogy mik a  termék elvárt működését leíró követelmények. A termékterjedelem leírja, mit kell létrehozni, illetve minek kell megfelelnie, a projektterjedelemben pedig a projekt határai kerülnek kijelölésre. 

A projektterjedelem a termék létrehozásához szükséges munkafolyamatok, feladatok összessége, magában foglalja a termék tervezését, fejlesztését, tesztelését, validálását, vagy amit le kell szállítani.

Mindkét terjedelem típus a folyamatosan mélyülő tervezés szemléletében kerül meghatározásra, azaz a projekt indításakor magas szinten, a projekt jóváhagyását követően pedig részleteiben megtervezve.

Mit jelent a mélyülő tervezés?

A kezdetleges projekttervet a projekt korai időszakában dolgozzák ki. Itt még rejtve maradnak a részletes követelmények és az esetleges gátak. Pont emiatt egy induló projektterv összeállításánál feltételezésekre és becslésekre lehet csak építeni. A projekt során a korábban ismeretlen tevékenységek és elvárások kikristályosodnak, majd lehet finomítani a projektterven is. Ez a folyamat a fokozatos kidolgozás. 

Nem, nem elsőre fog elkészülni az ütemezés. Az egyik végleges forma az iteráció(k) után alakul ki, amikor is a kockázatkezelés is elkészült és az eredményei vissza lesznek vezetve a projektterjedelembe. 

A kockázatokkal később mindig foglalkozunk a tervezés során, – és utána is –, így újra iterálunk rajta. 

Aztán mégis változik, ami után nem változhatna 

Miért is változik a projektterjedelme, a specifikáció?

Lehetetlen teljes mértékű részletességgel megmondani, hogy mi fog történni a jövőben. Idővel változhat az elképzelés, változnak a körülmények, prioritások vagy jön egy új vezető, menedzsment.

Egy hosszabb projekt esetén, ami tovább tart mint fél év, nagy bizonyossággal lesz változás, és erre lelkiekben az első pár projekt után már felkészül az ember, valamint utána megtanulja ezt kezelni.

Ha már van erre a szervezetben egy hivatalos eljárás – Change Request Process -, akkor könnyebb ezeket a változásokat menedzselni.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

Akcióterv készítése 5 fontos szempont alapján

Van sokféle akcióterv. Fontos megkülönböztetni a jegyzőkönyvet az akciótervtől. Nem minden jegyzőkönyv akcióterv, de ami kimondott akcióterv, az nagyobb prioritást élvez, mint más jegyzőkönyvek. Mi az...