Projektterv készítésének lépése 10 pontban összefoglalva

Olvasási idő 12 perc

A mai üzleti környezetben szinte minden munkához szükség van egy bizonyos mértékű projektmenedzseri tudásra.
Különböző iparágak különböző szakmai tudást igényelnek, azonban a projektmenedzseri elvek mindenhol ugyanazok.
Az alábbi oldalon az alapvető projekttel, projekttervel kapcsolatos fogalmak, összefüggések kerülnek röviden összefoglalásra, azoknak akik most ismerkednek a projektmenedzsment világával.

A bejegyzésben az alábbi témákról olvashatsz:

Munkához vagy tanulmányhoz olvasol a projekttervezésről?

Mi a projekt?

Egyszerűen úgy lehet megfogalmazni, hogy egy határozott idejű vállalkozás, ahol egy új, és egyedi termék kerül létrehozásra.

Ötlet, kezdeményezés > Tervezés > Építés > Teszt > Lezárás

A végső termék lehet kézzel fogható, szolgáltatás vagy egy eredmény, amit el kell elérni.
Úgy lehet egy általános üzlettől megkülönböztetni, hogy időben meg van határozva egy eleji, és egy végdátum. Előfordul, hogy a dátumok változnak a projekt során, azonban a cél megmarad, amit véghez szükséges vinni.

A projektháromszög jelentése

Egy célt, ami előre meg van határozva, teljesíteni kell egy előre kijelölt időre, adott költségen belül, valamint egy megállapodott minőségben.

Projektháromszög
Projektháromszög

A projekt fogalma

A projekt olyan tevékenység, amely egy egyedi termék vagy szolgáltatás megteremtését szolgálja. A rutintevékenységek nem tekinthetők projekteknek.
Hogy mik azok a tulajdonságai egy projektnek, amitől megkülönböztethető a szokásos üzletmenettől, öt pontban összefoglalásra került.

Szokásos üzletmenet (BAU) vs. Projekt 5 pontban összehasonlítva

Business as usual (BAU).

1. A projektben egyszeri és új termék kerül kifejlesztésre, bevezetésre. A BAU ugyanazt a terméket reprodukálja.
Projekt lehet egy új informatikai rendszer kialakítása, amelyet az üzleti hatékonyság javítása érdekében fejlesztenek ki. Az átadást követően a BAU használja a rendszert.

2. A projektek véges határidőn belül kerülnek átadásra, elvégzésre. A szokásos üzleti tevékenység a meglévő termék és szolgáltatás naponta ismétlődő tevékenysége.
Egy projekt keretében egy gépet terveznek. Ez a gép majd a gyártásnál napi rendszerességgel kerül használatra.

3. A projektek olyan konkrét tervekkel rendelkeznek, amelyek megvalósításra kerülnek, és amelyeket általában a projekt eredményeihez igazítottak. Nem minden projekt ugyanolyan.
A projektmenedzsernek képesnek kell lennie a tervek gyors és hatékony kidolgozására és végrehajtására.
A BAU a szokásos belső eljárásokat és folyamatokat követi.

4. A projektet alaptőkéből finanszírozzák.
A szokásos üzleti tevékenységeket a működési költségvetésből finanszírozzák.

5. A projekt a változásokat vezeti be, az érdekelt felek által irányított projektmenedzseren keresztül, hogy javítson, létrehozzon, vagy fejlesszen valamit.
A szokásos üzletmenet fenntartja a szervezeti folyamatokat és eljárásokat.

ProjektBusiness as usual
AutótervezésAutó összeszerelése
Új szoftver fejlesztéseTicket megválaszolása
Vasútvonal építéseVasúti vonal karbantartása

Technikák és módszerek – Hagyományos vs agilis PM

A fejlesztési módszereket két fő részre lehet osztani.
A klasszikus vízesés módszerre és az agilis módszerre. Az agilis módszertan egyre több iparágban kezd elterjedni a szoftverfejlesztésen kívül.
A klasszikus projektmenedzsment megközelítéshez nagyon részletes tervezésre van szükség. A projekthez kapcsolódó összes tevékenység, logikai függőségek, határidők és a mérföldkövek időben történő sorrendjének a részletes megtervezése elkerülhetetlen.
Az agilis fejlesztés a szoftverfejlesztésből alakult ki, ahol a fejlesztési szakasz több, kisebb 2-4 hetes szakaszokból áll, ezenfelül a fejlesztendő funkciók módosíthatóak. Az agilis fejlesztés sok kisebb rövidebb vízesés módszerből áll, ami által gyakoribbak a visszajelzések és könnyen alakítható a végtermék egy dinamikusan változó környezetben.

Bővebb információ az agilis projektmenedzsmentről itt található.

Vízesés projekt és agilis projekt
Vízesés projekt vs. agilis projekt szoftverfejlesztés esetén

A projekt öt lépésben összefoglalva az elejétől a végéig

A projektben az előrehaladástól függően, minden fázisban más és más dolgot kell elvégezni. Öt fő fázisra lehet felosztani.

Első lépés – Projektkezdeményezés, projektelőkészítés keretében az alábbi dolgok kerülnek megvalósításra

  • Projektcél megfogalmazása
  • Projekt kezdeményezése
  • Business case készítése
  • Potenciális projektmenedzser kinevezése
  • Projektalapító okirat létrehozása

Második lépés – Projekttervezés

  • Kick-off
  • Projektmegbízás tervezése (koordináció, megvalósíthatóság tanulmány, egyeztetés a vállalati célokkal)
  • A szerepek és felelősségek meghatározása
  • Scope kialakítása
  • Tevékenységek strukturálása
  • Időterv kialakítása
  • Erőforrás tervezés
  • Költségtervezés
  • Projektkockázatok feltárása

Harmadik lépés – Projektkezdet

  • Kick-off/ Workshop / csapatépítés – globális és kulturális szempontok alapján
  • Projekt megvalósítás kezdete

Negyedik lépés – Projekt megvalósítása, a célok elérésének és folyamatainak nyomon követése

  • A projekt előrehaladásának ellenőrzése
  • Folyamatos kockázatmenedzsment
  • Controlling
  • Változáskezelés (change management)
  • Teljesítményértékelés

Ötödik lépés – Projekt lezárása és a projekt eredményeinek értékelése

  • Zárójelentés, projektlezáró dokumentum elkészítése
  • Záróértekezlet
  • Projekt átadása, a fennmaradó feladatok elosztása és átadása
  • A tanult tapasztalatok (lesson learned) összefoglalása
  • Dokumentumok, adatok archiválása

Mekkora is lehet egy projekt?

Egy projekt akkor tekinthető kicsinek, ha rövid ideig tart, kevés óra szükséges az elvégzéséhez és a költségvetés mértéke kisebb egy átlagos projektnél. Alacsonyabb a komplexitása is, továbbá fontos megjegyezni, hogy a rizikója is minimálisabb. Közepes és nagy projektek esetén már több dologra kell figyelni, azontúl a projekt rizikója nagy.

Az alábbi táblázatban össze lettek foglalva azok a legfontosabb tényezők, amiket a projekt nagyságától függően érdemes figyelemmel kísérned, hogy elkészíthesd a szükséges dokumentumokat a projekt sikeressége érdekében. Természetesen egy alapos tervezés csökkenti a projekt kimenetelének a kockázatát. Azonban nincs mindig idő alapos tervezésre, vagy egyéb előre nem ismert faktorok is megnehezíthetik a projektet. Ha az erőforrások rendelkezésre állnak, hasznos még az elején a projektet alaposan megtervezni.

Átugrom a táblázatot és megyek a projektterv 10 lépés összefoglalóra

 Kisebb projekt
(természetesen minnél több mindent hasznos lenne elkészíteni)
Közepes nagyságú projektNagy projekt
Elindulási alapja a
projektnek
Szerződés
Üzleti esettanulmány
készítése
Szerződés,
Üzleti esettanulmány
készítése,
Csapat felállítása
Szerződés,
Üzleti esettanulmány készítése,
Megvalósíthatóság esettanulmány készítése,
Csapat felállítása,
Projekttábor
Projekt teljesítéséhez szükséges feltételekProjektterv készítése,
Kommunikációs terv létrehozása
Projektterv készítése,
Kockázatelemzés,
Kommunikációs terv,
Felelősség mátrix,
Projektjelentés,
Felülvizsgálat időközönként,
Beszállítok keresése
Projektterv,
Kockázatelemzés,
Erőforrás tervezés,
Pénzügyi terv,
Kommunikációs terv ,
Felelősség mátrix,
Projektjelentés,
Felülvizsgálat időközönként,
Beszállítók keresése
Felülvizsgálat módszerei
Monitorozás, kontroll
Monitorozás, kontroll,
Jelentés készítése,
Időterv felülvizsgálata,
Minőségbiztosítás
Változásmenedzsment,
Folyamatos kockázatelemzés menedzsment,
Beszámoló adása a projektről
Monitorozás, kontroll,
Jelentés készítése,
Időterv felülvizsgálata,
Minőségbiztosítás,
Változásmenedzsment,
Folyamatos kockázatelemzés,
Csapat kommunikációs tervének felülvizsgálata,
Beszállítók felülvizsgálata, értékelése;
Beszámoló adása a projektről
Lezáráshoz elvégzendő feladatokÁtfogó dokumentáció, ami a projektről készültKomplett projektlezáró dokumentáció készítés,
Projekt áttekintése,
Lessons Learned
Komplett projektlezáró dokumentáció készítés,
Projekt áttekintése,
Lessons Learned

Projektterv kialakítása 10 lépésben összefoglalva

A projekt sikerének egyik kritikus tényezője az alaposan kidolgozott projektterv.
A projektgazdálkodási tervként ismert projektterv olyan dokumentum, amely egy projekt hatókörét és célját tartalmazza.

Legfontosabb tisztázni, hogy mi a projektterv célja

Mielőtt elkezdődik a projekt, tisztázni kell, hogy mi a cél!

Piackutatást kell végezni, igényt fel kell mérni, politikai és általános kockázatokat is meg kell vizsgálni. A business case elengedhetetlen része a projektnek. Ha ez megtörtént, akkor a projektalapító okirat aláírása után megkezdődhet a tényleges projekttervezés.

A megvalósíthatósági tanulmány szerves részét kellene hogy képezze minden projekt kezdetekor. Azonban ez sokszor nem, vagy csak nagyon minimálisan történik meg. Jobb eset, ha minimálisan is, de elkészül. Ha elkészítésre kerülne, látni lehetne, hogy a projektnek van-e egyáltalán létjogosultsága. Sokszor azért nem készül el a megvalósíthatósági tanulmány, mert nincs elég erőforrás rá, azaz idő és pénz. Pedig ha egy minimális ráfordítás is lenne, akkor látni lehetne, hogy megéri-e egyáltalán a projektet elkezdeni.

Sokan néha úgy érezhetik, hogy a projektterv is csak egy dokumentum, azonban, annál többről van szó. A projekt sikerének szerves részét képezi.

Hogy a projektalap le legyen fektetve, több fontos dolgot kell tisztázni a projekttervben. Az eredményeket, amit szállítani szükséges, az időtervet, végül, hogy mekkora költség van a megvalósíthatóságra.
A projektterv meghatározza azt a folyamatot, amely a projekt hatáskörébe tartozik. A terv létfontosságú információkat ad minden stakeholder (érdekelt fél) számára.

0. Lépés Foglald össze az eddigi információkat

Mi történt eddig? Mi áll rendelkezésedre?

  • Milyen előzetes dokumentumok állnak már használatra készen?
  • Milyen eredmények érhetők már el?
  • Volt hasonló projekt a múltban?

Össze tudod foglalni három mondatban mi a projekt célja?
Milyen számokat kell szállítani? Vannak mérhető KPI-ok?
Milyen pozitiv hozadéka lesz a projektnek a cégre, a környezetre?

Vissza a projekt háromszöghöz!

Pénz: Mekkora költségvetéshez férsz hozzá?
Idő: Mennyi időd van rá?
Minőség: Minek kell megszületnie? És milyen minőségben?

A projekt célja SMART módon lett meghatározva?

Ha még nem igazán, itt találsz egy példát. SMART cél megfogalmazása bejegyzéshez.

Projekt fő célja:
Mi lesz a projekt fő célja? Írd ide.
A projekt további kisebb céljai
FontosságCél
Prio 1
Prio 2
Prio 3

A kisebb célokat bonthatod kategóriákra is, pl teljesítmény, idő, pénzügyi célok.

Mik NEM a projekt céljai?
SzámNem cél
1
2
3

1.   lépés: A szerepek és felelősségek meghatározása

Nem minden kulcsfontosságú érdekelt fél fogja megvizsgálni az összes dokumentumot, ezért meg kell határoznod, hogy kik a projektben részt vevő személyek, és kik azok, akiknek a jóváhagyása szükséges majd a projekten belül. Rá kell bólintaniuk a terv egyes részeire. 

Kulcsszereplők:

A projekt támogatója, szponzora, aki a teljes projektet birtokolja és finanszírozza. A szponzoroknak felül kell vizsgálniuk és jóvá kell hagyniuk a terv minden pontját.

Kijelölt üzleti szakértők, akik meghatározzák a végtermékre vonatkozó követelményeiket. Segíteniük kell a hatókör alapvonalának kidolgozását és a kapcsolódó dokumentumok jóváhagyását.

A projektmenedzser az, aki létrehozza, végrehajtja és ellenőrzi a projekttervet. Mivel ő építi fel a tervet, ezért nem kell jóváhagynia.

Projektcsapat, akik a végtermékért felelősek. A csapatnak részt kell vennie a terv számos fejlesztésében, mint például a kockázatok, a minőség és a tervezési kérdések azonosításában. A csapat általában nem hagyhatja jóvá a projekttervet, hanem inputtal szolgál.

Külső közreműködők: a projekt teljesítése érdekében külső résztvevőként vállalnak szerepet, igény esetén emberi, anyagi vagy pénzügyi erőforrást szállítanak. 
A projektben részt vehetnek más személyek, mint például a könyvvizsgálók, a minőség- és kockázatelemzők, a beszerzési szakemberek stb. Lehet, hogy jóvá kell hagyniuk a rájuk vonatkozó részeket, például a minőségi vagy beszerzési tervet.

2.   lépés: Kick-off találkozó megtartása

A kick-off találkozó annak a módja, hogy az érdekelt felek egyeztessenek a projektről. Használható arra, hogy megkezdődjön a bizalom megteremtése a csapattagok között, és ez gondoskodik arról, hogy mindenki elképzeléseit figyelembe vegyék. Néhány téma, amely a kick-off találkozón szerepelhet:

  • Üzleti jövőkép és stratégia (a szponzortól)
  • A projekt jövőképe (a szponzortól)
  • Projektcél egyeztetése
  • Bemenetek és kimenetek megbeszélése 
  • Szerepek és felelősségek
  • Alapszabályok

3.   lépés: Projektterjedelem scope elkészítése

Vitathatatlanul a projektterv legfontosabb dokumentuma. Ez a projekt többi részének alapja. Leírja a projektet, és arra használják, hogy az érdekelt felek közös megállapodásra jussanak. Egyértelműen közli, hogy minek kell lennie a projekteredménynek és minek nem. Ez az alapja a szponzor és más érdekelt felek elvárásának és megegyezésének, és csökkenti a téves kommunikáció esélyeit. Ez a dokumentum valószínűleg növekedni fog és változik a projekt élettartamával, az igényelt változások alapján. A nyilatkozatnak tartalmaznia kell a projekt célkitűzését, hogy mi fog történni a projekt keretében.

A legfontosabb mérföldköveket és egyéb összetevőket a projekt méretétől és jellegétől függően is szerepeltetni kell.

4.   lépés: Tevékenységek strukturálása – Work breakdown structure (WBS)

Tevékenységek strukturálása Work breakdown structure (WBS)
Tevékenységek strukturálása Work breakdown structure (WBS)

Amint az elérendő eredmények, célok megerősítésre kerülnek, azokat egy munkamegosztási struktúrává (WBS) kell fejleszteni. A projekt összes feladatának lebontására szolgál.

Meg kell határozni a fő tevékenységeket abban a sorrendben, ahogy elvégzésre kerülnek, és utána lebontani kisebb elemekre! Így csoportokra lesz bontva a feladat és ez alapjául szolgál majd a további tervezésnek, mint például a pénzügy- és erőforrástervezés, kockázatok elemzése.

A legalacsonyabb szintet „munkacsomagnak” nevezik.

A WBS-t gyakran feladatmegosztásnak tekintik, azonban itt csak a fő munkacsomagok meghatározása történik. A tevékenységek és feladatok lebontása egy következő lépésben valósul meg.

5.   lépés: Az időterv és költségalapok kidolgozása

A tevékenységi struktúra alapján meg kell határozni, hogy mekkora erőforrás szükséges az egyes munkacsomagokhoz.

Utána indokolt kijelölni azt is, hogy egy csomagot mennyi ideig tart elvégezni. Figyelembe kell venni az erőforráskorlátokat, hogy mennyi időt kell az adott folyamatra fordítani.

Ezt követően szükséges megbecsülni a költségeket egy általános munkaórával számolva.

Ezután pedig jöhet az időterv. Érdemes feltüntetni, hogy az egyes lépések mennyi ideig tartanak.

Miután az alap létrejött, utána többször finomhangolni kell az időtervet és az erőforrás tervezést, ami majd a költségalapot képezi.

Ez egy hosszabb rész és sok kalkuláció, iterálás szükséges hozzá. Ilyenkor kerülnek elő a mágikus céges táblázatkezelők.

6.   lépés: Alapkezelési bázisterv létrehozása

Miután meghatározásra került a hatókör, az időterv és a költségalap, utána a csapat is átvizsgálja a tervet. Minden projekttervnek van egy felülvizsgálati (review) és jóváhagyási szakasza (approval).

6.1 Kezdjük először az időtervvel

Az időterv készítés bejegyzése itt található. Az ifjú projekttitán könyvhöz ajándék Gantt tervező jár.

6.2 Jöjjön a következő nagy lépés, azaz a projekt költségeinek megtervezése

Erőforrások megtervezése. Ezt nagy valószínűséggel egy Excel táblázatban fogod elvégezni.
Egyszer létrehozod, majd utána már minden projekt során tudod használni.
Fontos, hogy ne legyen túl bonyolult, de azért a végén mással is egyeztesd a kapott eredményeket.

Erőforrások megtervezése (lehet gép, ember, víz, stb.)
NR.Erőforrás megnevezéseErőforrás mennyisé- geIgény % a projekt során
1
2
3

Ez képezi majd az alapját az excel táblázatnak, és még egyéb fontos információkat is bele kell vinned, mint pl.:

  • melyik fázisban mekkora erőforrásra lesz szükség;
  • mikor, melyik fázisban, mennyi emberi erőforrás kell (lesz ahol több, lesz ahol kevesebb);
  • tárgyi erőforrásokat, és a licenceket is figyelembe kell venni.

7.   lépés: Az emberi- és tárgyi erőforrásigény kidolgozása

Az erőforrásigény kidolgozása egy olyan táblázat, amely megmutatja, hogy az egyes erőforrások milyen időszakokra, általában hónapra, negyedévre és évre vonatkoznak, illetve hogy mikor, mekkora emberi- és tárgyi erőforrás szükséges.

Hasonló a többi projektmenedzsment diagramhoz, mint a Gantt, azaz idő tervező diagramhoz, de nem jeleníti meg a feladatokat vagy a kritikus útvonalat. Csak azt az időszakot és erőforrást mutatja, hogy az erőforrás mennyi ideig marad a projekten.

Az előző pont továbbfejlesztése következik. Ha ez megtörtént és lett egy átlátható, reális számokkal kapott dokumentum, akkor már jó irányba haladsz.

Ebben a fázisban még alakítsd ki a felelősségi mátrixot, vagyis a RACI mátrixot. Erről itt találsz információt.

8.   lépés: A projekt kockázatainak és minőségének elemzése

A projekt kockázatainak elemzése nemcsak a kockázat felmérését foglalja magában, hanem a kockázatkezelési tervek kidolgozását, hogy megértsék és kommunikálják, hogy hogyan reagál a csapat a nagy kockázatú eseményekre.

A projekt minőségének elemzése annak a biztosítását jelenti, hogy a végtermék nemcsak megfelel a vevői elvárásoknak, hanem az e, amit a szponzor és az üzleti szakértők ténylegesen megrendeltek. A hangsúly a hibák megelőzésére irányul, ahelyett hogy megvizsgálásra kerül a termék a projekt végén.

A minőségi terv létrehozása magában foglalja a szabványok, az elfogadási kritériumok és a mérőszámok meghatározását, amelyeket a projekt során használni fognak. A terv tehát a projekt során elvégzett összes minőségi felülvizsgálat és ellenőrzés alapja lesz, és a projekt végrehajtása során használják.A kockázatelemzés bejegyzés itt található.

9.   lépés: A kommunikációs terv kidolgozása

Ennek a dokumentumnak a lényege, hogy ki-kivel kommunikál és ki-kinek eszkalál a projekt során, hova lesznek a dokumentumok mentve.

Ezen felül hasznos elkészítendő a Stakeholder mátrix, azaz a a projektérintettek összefoglaló.

Korai és gyakori kommunikációval az érdekelt feleknek biztosíthatod, hogy azok teljesen megértsék, amit csinálsz, illetve, hogy felfogják a projekt prioritásait. Ez azt jelenti, hogy szükség esetén aktívabban tudnak támogatni, ami nem utolsó szempont a munkádat illetően. 

Ha a projektinformációk tárolva lesznek, rögzítsd, hogy kik férhetnek hozzá!

10.   lépés: A projektterv egyeztetése és jóváhagyása

Miután a projektterv elkészült, és át lett adva a szponzornak, együtt felül fogjátok vizsgálni. A végén remélhetőleg jóváhagyja, vagy újra át kell dolgozni még egyéb részeket.

A projektcsapat tagjai

A projektcsapat tagjai több szakterületről, részlegtől jönnek, akár külső cégek vagy beszállítók is lehetnek.

A projektben elérendő feladatoktól függően kerül kialakításra a projekt TEAM.

Together everyone achieves more
Azaz együtt mindenki többet ér el.

Projektszponzor

A szervezet vagy csoport tagja, aki biztosítja az erőforrásokat (pénzt többek között), és a működési feltételeket. Ő a projektmegbízó, és a végén neki kell szállítani a projekteredményeket. Kinevezi a projektmenedzsert. Ő lesz az, aki a végén az egész projekt sikeréért felelős.

Megrendelő

A megrendelő fizet a projektért. Megadja, a termék követelményeit. Lehet belső vagy külső megrendelő. Akár részlegesen a szervezet, vagy csoport tagja.

Projektmenedzser

A projektmenedzser a projektet vezeti, nem pedig az embereket. Felelős a tervezésért, organizációért, a projekt felügyeletéért. A projektnek csak egy projektmenedzsere van.
Felelős a projekt kezdeti szakaszától a projekt lezárásáig. Ő az a személy, aki közvetlenül együttműködik a projektszponzorral.
Jó kommunikációs, koordinációs és vezetői képességekkel kell rendelkeznie.

Projektvezető

Vezet, tervez, szervez, irányít.A projektvezető a projekt működésének, a csapattagok irányításának napi feladatait látja el. Szakmailag kell inkább átlátnia a projektet, mint menedzsment szinten. A projektmenedzsmenthez is kell értenie, azonban a projektvezető nem ugyanazokat a feladatokat látja el, mint egy projektmenedzser. (Lásd lejjebb a táblázatot.)

Mi a különbség a projektvezető és projektmenedzser feladatai között?

Bár a projektvezető (PV) és a projektmenedzser (PM) szerepe hasonlónak tűnik, fontos különbségek vannak főleg egy nagy multi projekt esetében.

Az álláshirdetésekben is nem egészen egyértelmű, hogy most az állás konkréten PV vagy PM kiírás. A projektmenedzseri szót szívesebben használja mindenki, mert jobban hangzik.

Lejjebb összehasonlításra került, hogy mi lehet a két szerepkör közötti különbség. Hierarchiában a két hasonló munkakör került összevetésre. Ha valaki megnéz egy álláshirdetést, akkor láthatja, hogy a különbségek a két feladat között elenyészőek, csak sokszor a megnevezés különböző.

Ha valaki projektmenedzseri munkát vállal el, meg kell érteni a különbségeket, nehogy a végén a feladatok elvégzésé során projektvezetői feladatokat lásson el.

Projektmenedzser és projektvezető feladatainak összehasonlítása

Projektmenedzser feladataiProjektvezető feladatai
Az egész projekt során a projektet vezeti.Embereket vezeti a projektben.
Csak egy projektmenedzser lehet.Több projektvezető lehet.
Figyel a projekt kimenetelére a végtermékre,
azonban a nagyobb hangsúlyt a határidőkre, költségvetésre, erőforrásokra fordítja.
A projekt kimenetelére fókuszál.
Felügyeli a folyamatokat.Embereket vezet a csapatban, akiknek kiosztja a feladatot.
Ha valami probléma van a projektben, megoldást keres rá.Értéket ad a projektcsapattagok számára, motiválja őket.
Együtt dolgozik a projektvezetőkkel a projekt akadályainak eltávolítása érdekében.Megbeszéléseket vezeti, a fő csapattagok számára.
Költségvetésért felelős.Költségvetésért részben felelős.
Projektstátuszt és állapotjelentéseket hoz létre.Felügyeli a projektcélokat.
A projektfolyamattal kapcsolatos problémákat rögzíti és nyomon követi.Minden problémát rögzít és nyomon követ.

Lehetséges cégenként, hogy hogyan nevezik az adott pozíciót. Amikor valaki egy állásra jelentkezik, akkor az állásajánlatban már meg kell hogy legyen fogalmazva, hogy mik lesznek a feladatai.

Projektkoordinátor

Projektkoordinátor feladata, hogy besegítsen a projektmenedzsernek. Nem lát el vezetői feladatot.
Ahol minden projekttag egyenlő jogban részesül, ott a projektkoordinátor veszi át a moderátor szerepét. Ő gyűjt be minden információt a projekttel kapcsolatban, összegez, határidőket vesz figyelembe, változások jóváhagyását követi nyomon, koordinálással foglalkozik. Megbeszéléseket szervez és vezet.
Munkája adminisztratív munkának tekinthető, azonban az elvégzéshez alap projektmenedzseri tudás szükséges. Hosszabb távon akár projektmenedzser is lehet, amennyiben projektmenedzseri továbbképzésen vesz részt.
Kisebb projektek esetén nem szükséges projektkoordinátort alkalmazni.

Projektfelügyelő bizottság

A legfőbb ellenőrző bizottság, felsőmenedzsment tagjaiból áll. Felügyelik az erőforrásokat, határidőket, kommunikációt. Minden olyan tényezőt, ami a projekt sikerét veszélyezteti. Nagy projektek esetén szükséges kialakítani a bizottságot.

Projektalcsoportok vezetői / Funkcionális vezetők / Core Team

Amint lejjebb látni lehet, elég sok feladatot szükséges ellátni. Minden funkciórészlegnek van egy kijelölt vezetője, aki a csoport vezetője, küldöttje. Például tervezés, szimuláció, minőségbiztosítás, gyártás, stb.

  • A projektvezető alatt helyezkedik el.
  • Ők mennek el minden fontos megbeszélésre a csoportból, övék a felelősség.
  • Koordinálja a csapatát az időtervnek megfelelően.
  • Többi részleggel kommunikál, informálja a termékkel és fejlesztéssel kapcsolatosakat.
  • Egy csapatot irányít és felügyel, hogy a termék és a folyamat az előírásoknak megfelelően haladjon.
  • Kezeli és megoldja a termékkel kapcsolatos problémákat, ha szükséges eszkalál.
  • Rendszeresen jelentést ad a folyamatról.
  • Jóváhagyja a javasolt módosításokat, amennyiben valós a módosítási kérelem.
  • A beszállítóért felelős.
  • Rendszeres jelentéseket készít a projektről, hogy hogyan halad az adott feladat, hol vannak az elakadások.
  • Napi rendszerességgel kommunikál a csapata tagjaival. Mindig rendelkezésre kell állnia a csapattagok számára.

Funkcionális csoportok

Funkcionális csoportok azok, akik az adott funkció elvégzéséért, fejlesztéséért felelősek, például: design, tesztelés, szimuláció elkészítése stb.
Az ő szakértelmük nélkül nem lenne projekt. Alapesetben nem látnak el szervezéssel kapcsolatos munkát.
Ha minimális létszámból állt egy projekt, akkor a funkcionális csapat minden egyes tagja felel a szervezési feladatok elvégzéséért.

Projektasszisztens

Az információk összegyűjtése és terjesztése mellett adminisztratív feladatokat lát el, mint például az ütemezés és a megbeszélések rögzítése.

Szükséges ismeretei:

  • Az egyik legfontosabb tulajdonsága a kommunikációs képessége. Ő kommunikál e-mailen vagy telefonon keresztül az érdekelt felekkel.
  • Időgazdálkodás és szervezés kiterjedt ismerete szükséges. Mindig tudja, hogy mi történik a projektben.
  • Megbeszéléseket szervez, jegyzőkönyvet ír.
  • Bírja a stresszt. Lehetséges, hogy a dolgok gyorsan változnak és gyorsan kell reagálnia, ezáltal lehetséges, hogy félreértések lesznek.
  • Jártas az irodai számítógépes programok használatában.
  • Kiismeri magát a számok világában. Lehetséges, hogy a projektmenedzsernek segítenie kell kimutatásokat készítenie.
  • Magas problémamegoldó képességgel kell rendelkeznie. Ha a projektmenedzser nem elérhető, akkor lehetséges, hogy neki kell néhány feladatot kiosztania, irányítania.
  • A projektasszisztensnek nem kell olyan projektmenedzsment tudással rendelkezni, mint a projektkoordinátornak.
  • Általános személyi asszisztensi feladatot lát el.

Projektérintettek és a fő projektérintettek

A projektérintettek azok a személyek, akik érdekeltek a projekt kimenetelében. Projektcsapat, projektmenedzserek, vezetők, projektszponzorok, ügyfelek és felhasználók.A fő projektértintettek azok a személyek vagy ügyfelek, akik a terméket jóváhagyják.

Egyéb projekttagok

A projekttől függően még sok más, többek között: eladók/beszállítók, vállalkozók, tulajdonosok, kormányzati szervek, média és még sokan mások akik a projekthez szolgálnak információval, vagy a projekt eredménye lehet fontos számukra.

Összefoglaló

Ez egy átfogó írás, amely információként szolgál. Igyekeztem összegyűjteni a projekttel kapcsolatos legfontosabb információkat. Természetesen lehetett volna sok egyéb témát felsorolni. Bárki, aki ezt az oldalt olvassa, magának kell eldöntenie, hogy hogyan használja az információt. Minden projekt más, mind valamiben különbözik és mindig új kihívásokat rejteget.

Keress projekttel kapcsolatos témák között a Projekttémák kategóriában!

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

Fedezeti pont számítás példával

Negyedik fejezetünk egy újabb fontos, a projektek gazdaságosságának elemzésével kapcsolatos témakört foglal össze. A fedezeti pont a jövedelmezőség szemszögéből egy igen fontos mutató, a...