Projektütemezés készítése

Olvasási idő 4 perc

A projekt reális ütemtervének elkészítése nehéz feladat, több tucat változóval. Mindig van benne némi bizonytalanság. Ebben a bejegyzésben ezt igyekszem feloldani.

Az egyik fél megpróbál minél többet belezsúfolni irreális határidőkbe, a másik fél pedig igyekszik tartani.

Egyszerűen összefoglalva:

Projektütemezés kialakítása
A frissítés akár többször is megtörténhet, ami majd a többi elemre is hatással lesz. Az első nagy hatás az ütemezésre kockázatmenedzsment lesz, amikor az visszacsatolásre kerül.

A tervezés iteratív folyamat

Miért is írom ezt? Mivel nem elsőre fog elkészülni az ütemezés. Az egyik végleges forma az iteráció(k) után alakul ki, amikor is a kockázatkezelés is elkészült és az eredményei vissza lesznek vezetve a projektterjedelembe. 

A kockázatokkal később foglalkozunk a tervezés során – de utána még mindig kell.

Tehát ebben a pillanatban kidolgozol egy ütemtervet. A projekt ütemtervének számos vázlata létezhet. A tervezés iteratív folyamat. Amint több részlet kiderül a projektről, vissza kell csatolni és frissíteni kell az összes korábbi eredményt.

Az ütemterv csak akkor végleges, ha elvégezted a kockázatkezelést, kiigazítottad a projektmenedzsment tervet, véglegesítetted a költségvetést és a hatókörét.

A tevékenységek bekerülnek a projektütemezésbe

Ha elkészült egy munkalebontási struktúra, akkor már jó úton jársz. A WBS-ben a szállítandó felsorolása a cél, nem a tevékenységeké. Ezzel szemben a projektütemezésben tevékenységekkel dolgozunk. A tevékenységek megfelelő részletezettségi szintet biztosítanak. A tevékenységek a projektmunka elvégzésére, nyomon követésére és ellenőrzésére használandó. A kapcsolódó tevékenységek összessége adja majd a kész munkacsomagot. A tevékenységek lehetnek akár egy személy megszakítás nélküli munkája is, ami elegendő információval rendelkezik ahhoz, hogy összekapcsolható legyen a szállítandóval, és a különböző folyamatok összekötésére használja az információ átadása során.

A pontos becsléshez időre van szükség

A becslések kidolgozása nem kis idő, amit megnehezít az is, hogy a számok még az elején elég pontatlanok. Ám ezek sem hasraütésre születnek, a becslést végző személynek ki kell elemeznie a meglévő információkat, utána kell járnia a feltételezéseknek, végig kell gondolnia a lehetséges megoldásokat stb. Na ezért időigényes feladat ez! 

Ne tervezz egyedül

A tevékenység időtartamának becslését általában annak a személynek kell elvégeznie, aki a legjobban ismeri a tevékenységhez tartozó munkafajtát. Ez még fontosabb, ha olyan becslési technika került alkalmazásra, amely a múltbeli adatok helyett a becslő(k) szakértelmére és tapasztalatára támaszkodik.

Az időtartambecslések kimenete mindig egy időperiódus-szám (pl. napok, hetek, hónapok).

 Rövid összefoglaló, ha csak eddig olvasnád el

  1. Milyen folyamatokat illetve jóváhagyásokat kell megszerezni a projekt során? Hogyan áll az erőforrás rendelkezésre majd? Milyen fő mérföldkövek vannak? Van már rá egy kialakult folyamat?
  2. Mennyi ideig tart egy folyamat?
  3. Milyen időintervallumban kell a feladatokat elvégezni, bemutatni, elérni a mérföldköveket? Hónap, év, nap?
  4. Mikor kell az elért eredményeket bemutatni, továbbadni az információkat? 
  5. Mikor kell beavatkazni, ha nem kerül betartásra az időterv, vagy a költségek?
  6. Mi történik, ha a projekt közben változtatni kell az ütemezésen? 

Tevékenységek időtartamának becslése

Ez a folyamat számos bemeneti paramétert igényel, amelyek közé tartozik különösen a munkalebontási, és a tervezett tevékenységek listája és jellemzői, valamint a munka elvégzésére szükséges erőforrások.

Szakértői megítélésAnalóg becslésParametrikus becslés
Alulról felfelé történő becslésHárompontos becslés
A szakértők szakértelme és tapasztalata.A szakértők megbecsülik a feladatok elvégzéséhez szükséges időt, akár felülről lefelé, akár alulról felfelé történő becslésként.Az analóg becslés egy olyan technika, amely vagy a múltbeli adatok, vagy a becslők tapasztalatainak felhasználásával határozza meg egy tevékenység várható időtartamát. Ezt felülről lefelé történő becslésnek is nevezik.A parametrikus becslési technika múltbeli adatokat és statisztikai megközelítése- ket használ a tervezett tevékenységek időtartamának előrejelzésére.Projektterjede- lem, tevékenységek bemenete által az időtartamok becslése tevékenységen- ként, és azok magasabb szintekre történő összevonása.Időtartambecs- lések optimista, pesszimista és legvalószínűbb becslésekből kerül számításra a becsült idő.
Tevékenységek időtartamának becslése

A hárompontos időtartambecslés

Ez a technika három különböző időtartambecslést igényel:

  • egy optimista, 
  • a “legvalószínűbb” becslést és
  • egy pesszimista becslést
A hárompontos időtartambecslés egyszerű verzió

Függőségek

A tevékenységekkel kapcsolatban számos függőség van. Ezeket a függőségeket az ütemterv-hálózati diagram foglalja össze.

  • Befejezéstől az indulásig (FS) függőség,
  • Befejezéstől a befejezésig (FF) függőség,
  • Kezdéstől a kezdésig (SS) függőség

(S=start, F=finish)

Függőségek

Az ütemezési modell elkészítéséhez, a következő elemekre van még szükség:

  • a tevékenységek tervezett kezdő- és befejezési dátumai,
  • az alapul szolgáló feltételezések és korlátozások,
  • erőforrásigények, 
  • a projekt ütemtervezéséhez szükséges egyéb elemek.

Kritius út – CPM critical path method 

Megvizsgálásra kerülnek a projekten belüli egyes tevékenységek, valamint a feladatok egymásra gyakorolt hatásának a függősége. Azt az útvonalat mutatja meg, ami a minimális projektátfutási idő. A kritikus útvonalon lévő tevékenységek nulla csúszási idővel rendelkeznek. Ha valami miatt nem fejeződik be az adott tevékenység, akkor a projekt többi részére kihatással lesz. 

Komplex projektek esetén a kritikus út számítását programmal végezzük el. 

Miért is jó a CPM módszer?

  • Meghatározza a projekt időtartamát.
  • Megmutatja, hogy mire kell összpontosítani a figyelmet. A kritikus útvonalon minden tevékenység kockázatot jelent.
  • Ha a kritikus útvonalon lévő tevékenységgel kapcsolatban probléma merül fel – az azonnali fellépést igényel.
  • Megmutatja a projekt ütemtervének módosítási lehetőségeit.
Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.