– Ezt az eszközt a felelősségek meghatározására hozták létre – ecsetelte Rob. – Egy projektben, ahol komplexebb feladatokat kell elvégezni, sokszor nem tiszta, melyik félnek mi a dolga… A táblázat nélkül is mindenki dolgozik, csak előfordulhat, hogy az adott kolléga nem érzi magát felelősnek a feladatért, csak “csinálgatja” a dolgát. Előfordul, hogy a cégnél a régi dolgozók és a főnökök, akiknek nagyobb a döntési jogköre, utólag átadják másnak a feladatukat, ha nem készül RASIC vagy RACI-tábla. Előfordul, hogy bizonyos feladatokat soha senki nem végez el, csak mert nem mennek le olyan mélyre, hogy a konkrét munkaelosztást és a felelősségeket megbeszéljék. Ilyenkor lehet hallani, hogy nem is a mi dolgunk. Sokszor csak akkor tűnik fel, hogy egy feladat elmaradt, amikor már késő, amikor már kritikus.
Így lehetne összefoglalni a RACI táblázat lényegét. Ez az idézet Az ifjú projekttitián könyvből származik.
Nézzünk egy példát, hogy hogyan illetve mikor alkalmazd:
RACI mátrix példa
RACI mátrix jelentése egyszerűen:
- R: responsible, vagyis ki végzi el a feladatot.
- A: accountable, approve vagyis kit vesznek elő, ha baj van.
- C: consulted, vagyis kivel kell beszélni a feladatról.
- I: informed, vagyis kit kell informálni a feladat előrehaladásáról.
RACI mátrix jelentése pontokba szedve
„R” – Responsible – Felelős
A feladat elvégzéséért felelős személy, aki megcsinálja a munkát. Felelős a tevékenységek megfelelő végrehajtásáért, a követelmények teljesítéséért. Jogosult a szükséges támogatást megkapni a többi projektcsapat tagjától. Minden feladathoz pontosan egy felelős tartozik.
„A” – Approve – Jóváhagyó
Végsősoron felelős a küldetés vagy feladat helyes és alapos befejezéséért, neki kell jóváhagynia az adott dokumentumot, a termék beszerzését stb. Minden feladathoz legalább egy jóváhagyó szükséges. Különleges eset, ha a felelős (R) és a jóváhagyó (A) egy és ugyanaz a személy.
„C” – Consulted – Konzulens
Kivel kell beszélni, mielőtt végrehajtjuk a feladatot, mert vagy adata van, vagy véleménye, információja arról, hogyan is lenne érdemes nekilátni ennek a feladatnak.
„I” – Informed – Informálandó
Bizonyos csapattagokat vagy a kapcsolódó részlegeket, a menedzsmentet szükséges tájékoztatni a feladat állásáról, befejezéséről. Nekik valamely ok miatt naprakésznek kell lenniük a haladás kapcsán. Feléjük egyirányú a kommunikáció, vagyis csak kapják az információt.
Van még több variáció, lehet például a RASIC is
Ebben az esetben, egy S betűvel egészül ki.
„S” – Supporting – Támogató
Aktív támogatásra kötelezett résztvevő. A projektcsapat ezen tagja proaktív módon segíti a végrehajtásért felelős személyt (R) a célok elérésében.
Mikor használj felelősség kiosztási mátrixot?
A RACI mátrix szinte minden projektet jól szolgál. Különösen akkor hasznos, ha a feladatok több erőforrást igényelnek, egyidejűleg futnak, vagy más feladatoktól függenek.
Íme néhány eset, amikor a RACI diagram hasznos lehet:
- A döntéshozatal vagy a jóváhagyás folyamata megakadályozhatja (jobs stopper) a projektet.
- Konfliktusok merülnek fel a feladatok tulajdonjogában vagy a döntéshozatalban.
- A projekt munkaterhe nem oszlik el egyenletesen.
- A csapat tagjai gyakran cserélődnek, így ha valaki új lép be a csapatba, időt lehet spórolni ezzel a dokumentummal
Hogyan hozz létre felelősség kiosztási mátrixot?
A projektmenedzser feladata, hogy létrehozza első lépésként a fő dokumentumot, amit a WBS, és a fő időterv alapján határoz meg.
A bal oldali oszlopban kerül felsorolásra az összes feladat, mérföldkő.
Felső sorba odaírja a stakeholdereket, akik lehetnek külsők-belsők, nem név kell, hanem funkció, részlegek szerinti név…
Ezután rögzíti a megfelelő betűket a RACI mátrixban…
Majd egyeztet a funkcióvezetőkkel, stakeholderekkel (belsővel, ha van megrendelő) és megkéri őket, hogy adjanak visszajelzést.
Ha ez megtörtént, akkor még a megrendelővel, beszállítóval kell egyeztetni a végleges RACI-ról.
Fontos figyelni!
- Hiba lehet, ha minden egyes részletet rögzíteni akarsz a RACI mátrixban.
- Igyekezz mindig a legfontosabb pontokat felvinni, és minél rövidebben és egyértelműbben megfogalmazni!
- Ha rövidítéseket használsz, akkor bontsd ki, mert fél, vagy egy év múlva már kicserélődött jó pár projektcsapat tag.
- Aki jóváhagyó, neki tényleg legyen hatásköre a döntéseket illetően.
- Ha valaki túl sok mindenért felelős, akkor lehet túl sok munkát kapott.
- Adott feladatra mindig egy R és A, ha nincs A akkor R a felelős a feladatért.
- Túl sok C se legyen, mert az is lelassíthatja a munkát!
