Stakeholder mátrix, azaz projektérintettek összefoglaló

Olvasási idő 6 perc

Korai és gyakori kommunikációval az érdekelt feleknek biztosíthatod, hogy azok teljesen megértsék, amit csinálsz, illetve, hogy felfogják a projekt prioritásait. Ez azt jelenti, hogy szükség esetén aktívabban tudnak támogatni, ami nem utolsó szempont a munkádat illetően. 

Ugyan projektfüggő, de, hogy hogyan kezdd el, és mi az, ami működni fog, arra itt találsz egy igazán hasznos kiinduló összefoglalót.

Fontos! Ez a bejegyzés valóban hosszúra sikeredett az átlaghoz képest, pedig ha tudnád mi mindent lehetett volna még írni… Nem volt egyszerű lerövidíteni. 

Projektérintettek elemzésének célja, hogy megteremtsd a feltételeit, hogy a projekted kommunikációja megfelelően haladjon.
Projektérintettek elemzésének célja, hogy megteremtsd a feltételeit, hogy a projekted kommunikációja megfelelően haladjon.

A projektben, amiben részt veszel, tisztáztátok, hogy ki, milyen hatással bír a projektre? Van róla információd?

A projekt érintettjeinek jelentése

Az angol megnevezés szerint az ilyen elemzéseket „stakeholder analysis”-nek nevezik, magyarul a projekt érintettjeinek részletes feltérképezéséről van szó.

Egyes emberek képesek hatást gyakorolni a projektjeikre, akár pozitív, akár negatív irányba.

Az érdekelt felek kezelése az a folyamat, amelynek során meghatározod a legfontosabb érintetteket, és hogy miként lehetne elnyerni támogatásukat, illetve hogy milyen módon tegyenek hozzá a projektedhez.


Az érdekelt felek elemzésének ez az első szakasza, ahol azonosítod a legfontosabb szereplőket.

Első pontban ötletelj, hogy kik lehetnek az érdekelt felek! A következő lépésben prioritás szerint kezeld őket hatalom és érdeklődés alapján, és ezt vizualizáld egy Hatalom/ Érdekeltség ábrán!
Az utolsó szakasz annak a megértése, hogy mi motiválja az érintetteket, és hogyan kell megnyerni őket.

Az érdekelt felek menedzsmentje a legváltozatosabb megoldásokat öltheti fel a projektekben. Kisebb projekt esetében az egyszerű táblázattól a nagy projektig többféle analízis és vizuális megjelenítés lehetséges. Nincs rá egységes megoldás.

Az stakeholder fogalma

Egy projektben azok az érintettek – legyenek akár személyek vagy szervezetek -, akik hatással lehetnek a projektre.

A legfontosabb érintettek a következők:

  • A projekttulajdonos, avagy a projektet kezdeményező személy/szervezet.
  • Ügyfél/vevő: a projekt végén a végeredmény potenciális vásárlója.
  • A projekt szponzora: a projekttulajdonos képviselője, a projektet egyenesen előremozdító tagja.
  • A projektmenedzser (szervezet): felel a projektfolyamat vezetéséért, kezeskedik a hatékony projektteljesítésért. 
  • A projektcsapat tagjai: szakemberek, akik viszik a projektet, aktívan és közvetlenül.
  • A külső közreműködők: a projekt teljesítése érdekében külső résztvevőként vállalnak szerepet, igény esetén emberi, anyagi vagy pénzügyi erőforrást szállítanak. 
  • Felhasználó: az a fél, aki a projektvégeredményt igénybe veszi. Van, hogy az ügyfél és a felhasználó egy és ugyanaz. 
  • A befolyásolók azok a személyek vagy szervezetek, akik ugyan nincsenek közvetlen összeköttetésben a projekttel, de negatívan, vagy pozitívan befolyásolják azt érdekeltségük szerint. 

Mi történik, ha nincsenek azonosítva az érdekelt felek?

A visszajelzések és a tapasztalatok azt körvonalazzák, hogy a projektek gyakran kudarcot vallanak, mert egyáltalán nem készül el az analízis, és így nincs egyértelműség az érintett felek hatalma és érdeke között.

Az érdekelt felek felmérése fontos, hisz így lehet a legjobban tisztázni a követelményeket is. Ha figyelmen kívül hagyják őket, a projektek könnyen zátonyra futnak.

Mi történik, ha nem készül el, vagy csak nagyon felszínesen:

  • a résztvevőknek gyakran fogalmuk sincs, hogy mit is kell fejleszteni
  • mellőzik azokat, akik érdeklődnek a projekt sikere iránt
  • elszalasztják a termékek és rendszerek fejlesztésének lehetőségét
  • nem ismerik fel időben a problémákat 
  • a túl későn későn azonosított hiba miatt a projekt sikere megkérdőjelezhető

Stakeholder elemzés minta – Az első lépés az érdekelt felek azonosítása

Az érdekelt felek kezelésének első lépésében először össze kell gyűjtened a projekt összes érintettjét. Jelen esetben még nincs szükség intenzív elemzésre vagy értékelésre. Helyette azonosítsd az érdekelt feleket, gyűjtsd össze az összeset, mielőtt nekivágnál a következő lépésnek!

Törekedj arra, hogy határozd meg az összes szervezetet és személyt, akik részt vesznek a projekt tevékenységében. Az mindegy, hogy közvetlenül vagy közvetve kapcsolódnak. Az érdekelt felek meghatározását elvben a projektvezető egyedül is elvégezheti. De minél nagyobb és összetettebb a projekt, annál tanácsosabb együtt dolgozni egy csapatban.

 Stakeholder-Register

Kezdd az elején egy egyszerű táblázattal! Elég a név és az érintett szerepe. Majd jöhet a többi kiegészítés is, ahogy a példákon is látni fogod. (Lásd a példát lejjebb.)

NR.Érintett neveSzerepe
S1Peter MüllerSzponzor
S2Kevin PeerBeszállító
S3John SmithFejlesztő

Hogyan azonosítsam az érdekelt feleket? 

A kérdések megválaszolásakor használd először a belső, majd a külső vállalati struktúrát! A vállalat mely területeit érinti, mely részlegek és helyszínek lesznek a projektbe bevonva? Mivel ma már országokat átívelő projektben dolgozunk, pl: magyar, amerikai, és indiai csapatokkal működünk együtt, ezért erre érdemes több időt szánni, de megéri a befektetést. 

  • Ki vesz részt benne?
  • Mely folyamatokat érinti a projekt? Pl: gyártást is, designt is.
  • Először a belső, majd a külső folyamatokra gondolj!
  • Az ügyfeleken kívül mely külső tagokat érinti a projekt? Pl: másik telephely, beszállítók, egyesületek vagy hitelezők.
  • Melyek a projekt általános feltételei? A kérdés jogi, normatív vagy szabályozási követelményekre irányul? (Igen, sokszor ez is fontos.)

Lényeges megjegyezni, hogy mind a lista, mind az érdekeltek elemzése egy pillanatfelvételt jelent, azaz tanácsos frissíteni a projekt során.

A projekt érintettjeinek elemzése

Az érdekelt felek megértését segítő kérdések a következők:

  • Milyen pénzügyi vagy érzelmi érdeklődés fűzi őket a munkád kimeneteléhez? Pozitív vagy negatív?
  • Mi motiválja őket leginkább?
  • Milyen információkat akarnak tőled, és hogyan lehet a legjobban kommunikálni velük?
  • Ki befolyásolja általában a véleményüket, és ki befolyásolja a tiédet? Vajon a befolyásolók közül néhány kulcsponti érdekeltté válik?
  • Mi a jelenlegi véleményük a Te munkádról? Jó a kapcsolatotok?
  • Hogyan nyerhetsz támogatókat a projektedhez?
  • Ha nem gondolod, hogy képes leszel megnyerni őket, hogyan fogod kezelni az ellentéteket?

Elég, ha maximum 10 fontos embert tüntetsz fel a projekt érintettjeinek körében, ez még az a mennyiség, ami menedzselhető.

Végezd el ezt a részt, méghozzá az érintettek bevonása nélkül, mert ellenkezőleg nagyobb hangsúlyt tudnak fektetni a szerepükre, mint amekkora az valójában! Természetesen beszélhetsz velük, és kell is, de csakis külső szemlélőként!

Hogyan is csoportosítsd őket?

Hatalom csoportosítása

A – Nagy hatalom, nagy érdeklődésű emberek (kezeld szorosan): teljes mértékben be kell vonni ezeket az érintetteket, és figyelj arra, hogy a legnagyobb erőfeszítéseket tedd az igényeik teljesítésére. A projekt státuszát gyakran kommunikáld! Tartsd szem előtt: keresni kell velük a kapcsolatot, és ápolni is!

B – Nagy hatalom, kevésbé érdekelt emberek (tartsd elégedetten): fektess elég munkát annak érdekében, hogy elégedettek legyenek, de ne annyira, hogy túl sok input jöjjön számukra. Olykor kérdezgesd őket, hogy minden rendben alakul-e a részükről. 

C – Alacsony hatalom, nagyon érdeklődő emberek (add az információkat folyamatosan): rendszeresen tájékoztasd őket, és beszélj velük, hogy ne merüljenek fel nagyobb kérdések! Ebbe a kategóriába tartozó egyének gyakran meglehetősen hasznosak lehetnek a projekt részletei során. 

D- Alacsony hatalom, kevésbé érdekelt emberek (monitorozás): figyelemmel kísérik a projektet. Őket is el kell látni információval, de nem szükséges túlságosan mély tartalommal. 

A következő lépés – A Stakeholder analízis

Tehát az első lépésben összegyűjtjük a projekt érdekeltjeit.

Ezután a hatalmukat és érdekeltségeiket, majd a projekthez való hozzáállást: az érintettek pozitívak, semlegesek vagy negatívak-e a projekttel kapcsolatban? A “Befolyásolás” oszlopban láthatod, hogy az érdekeltek milyen erővel tudnak hatást gyakorolni a projektre cselekedeteikkel.

NR.Érintett neveSzerepeHatalom (H=high; L=low)Érdekeltsége (H=high; L=low)Mit szeretne, mi a céljaMilyen veszélyt látBefolyásolása a projektre
S1Peter MüllerSzponzorHHProjekt készüljön el Q2 végéigA versenytárs előbb elkészülPozitív
S2Kevin PeerBeszállítóLHElég információt kapni hetenteElőző projekt-ben nehéz volt a kommunikációNegatív
S3John SmithFejlesztőLLHeti visszajelzést kapniNem volt elég projektóra az előző projekt-benSemleges

Fontos! Meddig marad meg a motiváció?

Az érintettek befolyása egy projekt során azt jelenti, hogy milyen mértékben képesek irányítani, támogatni, vagy megvétózni a dolgok alakulását. 

A hozzáállás a projektben pedig szubjektív, tehát nem igazán mérhető, de észrevehető, és szükség esetén megoldást kell találni rá. 

Egy kulcsfontosságú szempontot még rögzítsünk, vagyis azt, hogy a motiváció az emberekben a projekt elején még erősen jelen van, és ezt a motivációt fennt kell tartani! Előfordul, hogy a projekt elején még pozitív az ember, de később semlegesen és negatívan áll az ügyhöz. Például, ha egy nagy befolyással bíró érintettnek semleges lesz a hozzáállása, akkor utána kell járni, hogy miért, és érdemes elkerülni, hogy negatívvá váljon, mivel ez a projektre nagy hatással lehet. 

Arra is jó figyelmet fordítani, ha egy alacsony projektérintett, vagy egy kis hatalommal rendelkező projektérintett negatívvá válik. Valószínűleg nem lesz akkora hatással a projektre, mint egy nagy hatalommal bíró esetében, de nem árt résen lenni. 

Nem elhanyagolható, hogy a kommunikációs tervben kit, mikor, milyen és mennyi információval látunk el.

Az érdekelt felekkel folytatott kommunikáció

Az érintettek elemzése befejeződött. Mi lesz most? Hogyan kommunikálsz az érintett érdekelt felekkel? Célszerű kommunikációs tervet készíteni, és megfogalmazni, hogyan és milyen gyakran kommunikálsz. Az érintettekkel kapcsolatban ez vezet

csak a hatékony kommunikációhoz. Annál nagyobb lesz az érdekelt felek figyelme, támogatása. Alapvető a kiindulópontok precíz megtervezése, így a konfliktusok előfordulása is lecsökken

Van még tovább? Ennyi elég?

Ezeken túl még számos egyéb szempontot is figyelembe lehet venni. Lehet itt is SWOT analízist alkalmazni, akár RACI-t is készíteni, támogatási szempontokat szem előtt tratva kiértékelni, Salience-Model szerint elkészíteni, támogatási értékelést végezni, mekkora lehet az ütközése az érdekelt felek között… Ahogy mondtam, sok szempont lehetséges még.

Ez is egy olyan dolog, hogy ha egyszer kialakul a kultúrája, akkor utána már könnyen újra használható és egyre gyorsabban el lehet készíteni.


Egy bővebb, cégre szabott megoldás iránt vedd fel velünk a kapcsolat!

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.