A SWOT elemzés egy közismert stratégiai menedzsment technika a projektmenedzsment és más területeken is. A SWOT elemzés egy döntő eszköz, amely a jövedelmező stratégiák kikövetkeztetésében segíthet a vállalkozásod vagy projekted iparágában.
A projektmenedzsment esetében számtalanszor találkozni olyan esettel, amikor egyáltalán nem vagy helytelenül alkalmazzák a SWOT analízist. Valószínűleg a legtöbb döntéshozó úgy gondolja, hogy maga a SWOT akroníma (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) jelentésének tudása, már elég a módszer tartalmának megértéséhez, így a komolyabb jelentésekre már nincs is szükség.
Mit jelent a SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)?
A SWOT betűszó az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és veszélyeket jelenti. A SWOT analízis kritikus részeként ezek a kulcsfontosságú jellemzők, amelyeket egy adott helyzet leírására és megoldására kell felhasználnod.
A tényleges állapot elemzésének befejezése után a következő lépés egy olyan stratégia felépítése, amely tartalmazza az előre meghatározott cél eléréséhez szükséges összes tevékenységet.
SWOT elemzés készítése
A SWOT analíziseket különböző területen használják hatékonyan, például a termékpolitika kialakításában vagy a stratégiai projektmenedzsmentben is.
Az analízis készítése egy nagyon leegyszerűsített koncepció. Össze kell szedned egy SWOT táblázatba a lehető legtöbb pozitívumot és az erősségekkel, lehetőségekkel kell párosítanod, míg a negatívumokat a kockázatokkal és a hiányosságokkal vagy gyengeségekkel.
A SWOT elemzés lényegében arról szól, hogy felfedd azokat a dolgokat, amelyek egyértelműek, de lehet, hogy korábban még nem vettél észre és ezeket úgy alkalmazni, hogy sikeres legyen a céljaid elérése. Ez egy kitűnő megoldás lehet azoknak a munkacsoportok vagy csapatok számára, akik egy adott projekten dolgoznak.
- Erősségek: Itt jelenik meg az összes pozitív megerősítés. Írj azokról az okokról, amelyekkel a csapatod sikeres lehet. Miben vagyunk jók? Miért vagyunk jobbak, mint a versenytársak? stb.
- Gyengeségek: Ide kerülnek azok a tényezők, amelyek potenciálisan károsíthatják a projektet. Hol javíthatsz a munka-folyamaton? Miért lehetnek jobbak más vállalkozások? stb.
- Lehetőségek: Tulajdonképpen bármit meg lehet nevezni lehetőségnek, ami segíteni tud a csapatodnak a sikerben.
- Veszélyek: A cél annak a felismerése, hogy mi okozhat komolyabb kárt a projektnek. Bármi, ami akadályozza a csapatot abban, hogy kiemelkedően jó munkát végezzen.
SWOT elemzés példa
Sokan még most sem tudják pontosan miért és hogyan kell megfelelően egy SWOT analízist készíteni és alkalmazni azt a megfelelő stratégia szempontjából, ezért egy SWOT elemzés minta segítségével mutatjuk be ezt, az alábbiakban.
Tegyük fel, hogy részlegvezető beosztásban vagy egy sikeres vállalatnál és a legújabb feladatod, hogy létrehozz egy teljesen új részleget, amely a jövőben a vállalkozás projektmenedzsmentjével foglalkozik. Kapsz majd egy fiatal, dinamikus csapatot, akik a segítségedre lesznek a célok elérésében.
A céljaidat
- Egy olyan részleg felépítése, amely a cég döntő stratégiai projektjeit vezeti sikerre
- Kulcsfontosságú pozíció megszerzése az iparágban
A SWOT elemzés kutatási tárgya
Új projektmenedzsment részleg kialakítása a vállalaton belül
SWOT analízis
Erősségek
- Fiatal, motivált alkalmazottak
- Módszertani szakértelem
- Az ügyvezetőknek jó a kapcsolatuk és a kommunikációjuk a vállalaton belül
- Jó feladatmegoldó képesség számos területen
Gyengeségek / Hiányosságok
- Tapasztalat hiánya
- Nincs még kialakított munkafolyamat
- Nincs még meg csapat
Lehetőségek (Mindig tedd fel a kérdést magadnak: mi javítana a jelenlegi helyzeten?)
- Nagyobb projektek stratégiai irányítása
- A részleg bővítése (idővel)
- Az eredmények mérhető és fenntartható javulása
Veszélyek / Kockázatok (Mindig tedd fel a kérdést magadnak: mi rontana a jelenlegi helyzeten?)
- Nincs további projektszerződés
- Akadályok a cégen belül
- Munkavállalói elégedetlenség
Mi a SWOT mátrix?
Minden elemzés vagy jelentés alapja a vizualizáció, így könnyebben megérted, hogy pontosan melyek azok a stratégiai alkalmazások, amelyekre szükséged lesz a siker eléréséhez. A SWOT mátrix-ot egy úgynevezett stratégiai blokkokat ábrázoló egyértelmű és tömör formában megjelenített elemzésként kell feltárnod.
Miután a fenti SWOT analízis példa alapján elkészítetted a sajátodat, eljött az ideje, hogy az összegyűjtött információkat alkalmazd és integráld egy SWOT mátrixba, de még mielőtt ezt elkezdenéd ejtsünk néhány szót magáról a mátrixról.
A fent említett négy tényező (erősségek, gyengeségek, lehetőségek és kockázatok) egy blokkba való kombinálása segíthetnek megtalálni a válaszokat a következő lényeges kérdésekre:
Erősségek / Lehetőségek kombinációja: Milyen erősségek felelnek meg lehetőségeidnek? Hogyan lehet az erősségeidet felhasználni az lehetőségeid realizálására?
Erősségek / Kockázatok kombinációja: Pontosan milyen kockázat kerülhetők el, melyik erősség segítségével? Hogyan lehet meglévő erősségeidet felhasználni bizonyos kockázatok előfordulásának megelőzésére?
Gyengeségek / Lehetőségek kombinációja: Milyen gyengeségek keletkezhetnek a lehetőségeid miatt? Hogyan lehet a gyengeségeidet erősségekké alakítani?
Gyengeségek / Kockázatok kombinációja: Hol vannak a hiányosságok és hogyan lehet megvédeni a vállalkozást a kockázatoktól?
Ezekre a kérdésekre adott válaszok, amelyek az egész elemzés eredményét képezik a projekted stratégiai alkalmazásához vezetnek és ezek kerülnek vizualizációra a mátrix blokkjaiba.
A SWOT mátrix alkalmazása a fenti példára
Vegyük például a Gyengeségek / Lehetőségek blokkot. Itt ugye az a kérdés, hogy milyen hiányosságokkal számolhatsz a felmerülő lehetőségeid miatt és ezeket, hogyan tudod a csapatod erősségévé alakítani?
A már említett tapasztalat hiánya egyértelműen a lassabb, alacsonyabb működést hozza előtérbe. A projektmenedzsment részleged fiatal és motivált munkájának mérése és elemzése új perspektívákra hívhatja fel a cég vezetőit. Ez nagyon gyakran teljesen új tervekhez is vezethet, ami elősegíti a munkafolyamat javulását.
Tapasztalat hiánya, lassabb, alacsonyabb működés
- mérhető és fenntartható javulás
- új perspektívák
A céljaid első pontjának mielőbbi alkalmazását illetően meg kell osztanod ezeket a betekintéseket a főnököddel, hogy megfelelően és hatékonyan harcolhass a nagy stratégiai projektek sikeréért.
Eredmény: A tapasztalatlanság hiányosságait egy teljesen új lehetőséggé alakítottad át, amely hatékony a vállalat döntő és egyre nagyobb stratégiai projektjeit illetően!
Konklúzió
A SWOT elemzés lépései és a mátrix helyes alkalmazása és használata számos előnyre és hátrányra hívhatja fel a figyelmed egy projekt kapcsán. Idővel a hátrányokat könnyedén előnnyé kovácsolhatod, így egyértelmű, hogy legyen szó egy közepes vagy akár egy nagyobb méretű cégről, a SWOT elemzés garantáltan segíteni fog a céljaid elérésében.
Ne csak egyszer csináld meg, hanem akár visszatérően is, mivel több dolog is változhat!
