A legfontosabb telefon etikett szabályok

Olvasási idő 3 perc

A nap folyamán milliószor kézben tartod a telefonodat. Akár több órán keresztül, és talán százszor is ránézel, meg persze megnyitod. Az okostelefon egy áldás, megkönnyíti és hatékonyabbá teheti a munkát, de csak akkor, ha megfelelően használod. Nem mindegy, hogy otthon, vagy a munkahelyeden vagy. Mielőtt elolvasod a telefon etikett szabályokat, nézd meg, hogy Alex mentora mit javasol Az ifjú projekttitán című könyvben!

Hogyan telefonálunk?

– Szerinted mennyit nyersz vele, ha felveszed valakinek a telefont és azt mondod, hogy majd visszahívod nemsokára? – kérdezte Rob Alexet.

–  Megtudom, fontos-e a hívás.

– Értem, de ha nem veszed fel, akkor mi történik?

Alex vállat vont. Rob folytatta.

– Ha nagyon fontos, hív majd másodszorra is, vagy küld szöveges üzenetet, hogy hívd vissza, mert fontos. Máskülönben meg visszahívod, amikor végeztél a feladatoddal. Ha valaki hív és nem érsz rá, akkor egy gombnyomással küldhetsz neki előre megírt szöveges üzenetet, hogy most nem érsz rá, és nemsokára visszahívod. Priorizáld magadban, hogy kinek a hívása fontos. Főnök? Megrendelő? Beszállító? Valami ismeretlen szám? Az utóbbit sokszor nem is veszem fel. Ha fontos, jelezze ki a számát.

– De van, amikor az a hívás fontosabb, mint az adott megbeszélés.

– Ha valakitől fontos hívást vársz, előre közöld, hogy nemsokára hívni fognak és mindenképp fel kell venned. Ha pedig váratlanul érkezik hívás olyan embertől, aki mindig csak fontos ügyben keres, elnézést kérsz a kellemetlenségért.

Alex bólintott. Rob hozzátette:

– Ha valaki hív és te nem válaszolsz, azonban később mindig visszahívod, akkor az ismerőseid tudni fogják, hogy előbb vagy utóbb jelentkezel majd.

Mindig mindenkinek felveszed a telefont? Sokszor mondod, hogy majd visszahívlak? Fontosak a hívások? Figyelj meg három hívást és elemezd ki a fontosságát.

Sokszor neked is felveszik a telefont és mondják, hogy majd visszahívlak? Van egy egymondatos összefoglalód, hogy miért keresed a másikat? Írj egy rövid példát.

Telefon etikett telefonálás előtt, vagy a kezdetén

  1. Ha valakit felhívsz, gondold végig, hogy mit szeretnél mondani, ha kell, legyenek nálad a szükséges dokumentumok, tehát soha ne kényszeríts senkit arra, hogy várjon rád, hisz már előtte is előkereshetted volna.
  2. Nézd meg a naptárjában, ha cégen belülről hívod, hogy ráér-e. Ha elfoglalt, és mégis felveszi, akkor megmondja, hogy most nem ér rá. Ismerős a szituáció?
  3. Ne vedd fel, ha nem érsz rá! Állíts be egy azonnali sms-t, hogy majd visszahívod. Persze legyen is így! Jegyezd fel a füzetedbe.
  4. “Van egy perced” helyett, kezd azzal, hogy miért hívod. A másik fél tudni fogja már, hogy mennyi ideig fogtok beszélni.
  5. Ha megbeszélésen vagy, és mással beszélsz WebExen, Zoomon, stb., de vársz egy fontos hívást, akkor jelezd előre, hogy majd fel kell venned. Más esetben mindig némítsd le.
  6. A céges telefon hivatalos ügyekre való. A sajátot igyekezz szem elől rakni, mert az csak zavar a munkában. Bizonyított tény, hogy sokszor ránézünk akaratlanul is. 
  7. Ne chatelj belső céges programmal fontos dolgokkal kapcsolatban, inkább telefonálj. Sokkal gyorsabb megoldás. 
  8. Legyen kéznél egy jegyzettömb és toll a lényeges ügyekhez. “Jaja, persze majd megcsinálom, megjegyeztem” dolgokból nem lesz semmi, mert utána valaki más fog megzavarni, és elfelejted ami előtte volt. 
  9. Ha olyan személyt hívsz, akit nem ismersz, illik köszönés után bemutatkoznod, majd milyen cégtől vagy, melyik osztályról és milyen ügyben. Lényeges, hogy lassan beszélj, ledarálva semmit sem fog megjegyezni és csak újra elmondatja veled az egészet. 

Telefon etikett telefonálás közben

  1. Fókuszálj, ha valakivel beszélsz. A másik oldalon “hallatszik”, hogy nem figyelsz, vagy épp gépelsz.
  2. Ha például WebEx-en keresztül beszélsz, akkor igyekezz fejhallgatót használni, hogy a mikrofon közel legyen hozzád.
  3. Ha telefonáltok és megszakad a vonal, az hív újra, aki kezdeményezte a telefonhívást. 
  4. Bírd ki idegekkel, soha ne kiabálj a telefonba! Maradj higgadt és professzionális, kerüld a lekezelő, sértő megjegyzéseket! A másik telefonálás közben nem látja az arckifejezésed, hacsak nem videón keresztül beszéltek. Számolj el háromtól visszafelé, ha valami olyan dolog lenne, és csak utána beszélj.
  5. Bármennyire is alapvetően hangzik, muszáj leszögezni, hogy ne egyél telefonálás közben!

Telefonálás etikett a beszélgetés zárásánál, után

  1. Ha szükséged van valami információra, és emiatt rá kell csörögnöd valakire, minden esetben köszönd meg a segítségét! Ne vedd magától értetődőnek az egészet!
  2. Ha fontos, írj egy összefoglalót a megbeszélt dolgokról, majd küldd el e-mailben!

Eszedbe jutott még valami? Írd meg és kiegészítjük a bejegyzést.

Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.