Meg tudod mondani, hogy mikor készítettél utoljára alapos felmérést a vállalkozásod termelékenységéről? Ha őszinték vagyunk többségünk túl elfoglalt ahhoz, hogy időt szenteljen erre a nagyon is fontos feladatra.
Szerencsére a modernkori technológia új lehetőséget biztosít neked, melyet a vállalkozók többsége ki is használ. A virtuális asszisztensek a vállalkozások mozgatórugói. De kik ezek a “mitikus lények”? Honnan tudhatod, ha szükséged van rájuk? És hogyan keress virtuális asszisztenst?
Mi a virtuális asszisztens?
A virtuális asszisztensek olyan egyéni vállalkozók, amelyeket cégek vagy magánszemélyek bíznak meg konkrét projektek és feladatok elvégzésére. Gyakran kezelnek olyan adminisztratív feladatokat, mint az adatbevitel, az e-mailek megválaszolása és az időbeosztás, de számos más területen is igénybe vehetőek.
A virtuális asszisztens tulajdonképpen bármilyen feladatra alkalmazható, amely elősegíti egy vállalkozás produktivitását.
Mikor van szüksége vállalkozásodnak virtuális asszisztensre?
A vállalkozók gyakori hibája, hogy “ezt én is meg tudom csinálni” felfogásban működtetik a vállalkozásukat. Bár lehet, hogy igaz és tényleg sok mindenhez értesz, de a te időd is véges egy munkahét során, így egyes dolgokat kénytelen vagy elhanyagolni, míg más feladatokat előnybe részesíteni.
Íme néhány tipp annak megállapítására, hogy vállalkozásodnak szüksége van virtuális asszisztensi szolgáltatásokra:
- Ha van egy listád a mindennap ismétlődő feladatokról, amelyeket rendszeresen elvégzel – napi 90 percet töltesz e-mailek megválaszolására? Vedd fel a listádra! Heti 30 perced megy rá a szállásfoglalásra? Add hozzá a listához. Napi 15 perc alatt töltöd ki a költségjelentéseket? Ez se maradjon le a listáról. Meglepő lehet számodra, hogy ezek a kicsinek tűnő rendszeres feladatok elvégzése mennyi időt vesznek el a vállalkozásodra fordított időből.
- Ha ismered a munkafolyamat minden lépését – általában jó, ha ismered azokat a feladatokat, amelyeket a virtuális asszisztensnek osztasz ki. Mivel a cél az, hogy az egyszerűnek mondható rendszeres feladatok lekerüljenek a mindennapi munkavégzések listádról nem árt, ha értesz is hozzájuk. Ez többek között segítséget nyújt neked abban is, hogy a megfelelő munkaerőt találd meg, akinek megvan a szükséges képzése a területen.
- Ha nincs szükséged teljes munkaidős segítségre – az apró feladatok elvégzése nem mindig kíván teljes munkaidőt. A virtuális asszisztensek alkalmazásának egyik nagy előnye, hogy gyakran nem teljes munkaidőben alkalmazzák őket. Heti néhány óra bőven elég a kisebb feladatok elvégzésére, így költséghatékonyabb is lehet egy virtuális asszisztens alkalmazása a vállalkozásod számára.
Adj fel itt álláshirdetést. Talád meg a virtuális asszisztensed!
A megfelelő virtuális asszisztens alkalmazása lépésről lépésre
1. Dokumentáld a feladatot
Kezd azzal, hogy jegyzetelj le minden lépést és információt a feladattal kapcsolatban, amelyet ki szeretnél szervezni. Írd le az egyes lépéseket, adj hozzá mentett képernyőképeket, ha szükséges.
2. Hozz létre egy munkaköri leírást
Ez olyan eszközöket is tartalmazzon, amelyekben a virtuális asszisztensnek jártasnak kell lennie. Például az Excel, a PowerPoint vagy a G-mail. Írd le az előnyben részesített tapasztalati szinteket és készségeket is.
3. Teszteld a jelentkezőket
Kérd meg, hogy a virtuális asszisztens válaszoljon néhány előre megírt teszt e-mailre, vagy ütemezze a feladatokat egy képzeletbeli naptárba. A képességeik tesztelésével képes leszel kiválasztani a feladatra legalkalmasabb virtuális asszisztenst.
4. Állásinterjú
Ha lehetséges, végezz állásinterjút személyesen vagy akár videokonferencián keresztül. Tegyél fel konkrét kérdéseket: “Hogyan kezeled a változó munkafeladatokat?”, “Hogyan osztod be a munkanapod?”, “Mondj nekem egy olyan példát, amikor munkahelyi stresszes helyzetbe kerültél. Hogyan reagáltál?”
Ezek a kérdések betekintést nyújtanak azokba a tulajdonságokba, amelyek nem szerepelnek a virtuális asszisztens önéletrajzában vagy az asszisztensi profilban.
A következő bejegyzésben arról lesz szó, hogy milyen feladatai lehetnek egy virtuális asszisztensnek.
