A virtuális asszisztens feladatai
A virtuális asszisztens szolgáltatások kulcsfontosságú alkotóelemei az induló vállalkozásoknak vagy a korai szakaszban működő vállalatoknak.
Ha egy kisvállalkozás kizárólagos tulajdonosa vagy, számos feladatot kell elvégezned, mielőtt a nap véget érne. Az üzleti szakértők szerint a professzionális és megbízható virtuális asszisztens nagyon fontos szerepet játszik egy vállalkozás mindennapi feladatainak elvégzésében.
A legjelentősebb munkaköri szerepek, ahol egy virtuális asszisztens helytállhat a te vállalkozásod növekedésében is, az alábbiak:
- Általános irodai asszisztens
- Szövegíró
- Keresőoptimalizálás és online marketing asszisztens
- Közösségi média asszisztens
- Webfejlesztő
- E-kereskedelmi feladatok
Amikor egy vállalkozás a növekedésére összpontosít, a virtuális asszisztensnek olyan feladatokra kell koncentrálnia, amelyek a vállalkozó idejét takarítják meg a siker érdekében. Alapvetően a virtuális asszisztenseket időmegtakarítás céljából kell alkalmaznod, hiszen az idő fontos árucikk az üzleti életben.
1. Általános irodai asszisztens feladatai
A munkaerő költségekhez hasonlóan az adminisztratív költségek is jelentős terhet jelentenek a kisvállalkozások számára. Az e-mailek kezelése, a bérszámfejtések, a számlázás és az értékesítési jelentések csökkenthetik azt az időt, amelyet az üzleted másik fontos részére fordítod.
Az alábbi feladatok elvégzésére alkalmazhatsz egy általános irodai asszisztenst:
- Könyvelési és bérszámfejtési feladatok: órák kiszámítása, költségek összeadása, bérek frissítése
- Recepciós feladatok: hívások fogadása, hangposta küldése és üzenetek ellenőrzése
- Adatbázis-felépítés (értékesítés, kapcsolatok, CRM stb.)
- Banki igények teljesítése, például számlák fizetése és pénzek átutalása
- Számlák írása és küldése az ügyfelek számára
- Heti jelentések elkészítése, benyújtása és bemutatása az értékesítésről
- E-mailek ellenőrzése, válaszadás az ügyfelek kérdéseire és a levélszemét kezelése
- Üdvözlőkártyák, meghívók, hírlevelek és köszönő üzenetek létrehozása és küldése
- A fontos események naptárának létrehozása, frissítése és kezelése
- Időpontok ütemezése ügyfelekkel, vállalkozásokkal és értékesítőkkel
- .PDF fájlok konvertálása, egyesítése és felosztása
- Képzési útmutatók elkészítése új alkalmazottak vagy távoli munkavállalók számára
- Dokumentumok és más irodai anyagok korrektúrája
- Grafikonok készítése a táblázatokból
2. Szövegíró feladatai
Az egyik legjobban terjedő mítosz az, hogy bárki írhat tartalmat. Ez az állítás hamis, ezért is vall kudarcot sok tartalommarketing projekt. Mint bármely más munka, a szövegírás is egy szakma. Folyamatos fejlődésre és tapasztalatra van szükség, hogy az elvárásoknak megfelelő szövegek szülessenek meg.
A szövegíró virtuális asszisztens feladatai lehetnek:
- Cikkek és blogbejegyzések létrehozása
- Sajtóközlemények és hírlevelek összeállítása
- Tartalmi marketing anyagok, például infógrafikák vagy e-könyvek készítése
- Brosúrák tervezése és a tartalom létrehozása
- Opcionális cikkek írása és beküldése online magazinokba és weboldalakra
- Esettanulmányok készítése
- Interjúk a korábbi ügyfelekkel
3. A keresőoptimalizálás és online marketing asszisztens feladatai
A jövőbeli tervek teljesítése érdekében egy online vállalkozásnak komoly szerepet kell vállalnia az online marketingben is. A keresőoptimalizálás vagy az online marketing területén nagy tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens felbecsülhetetlen értékűnek bizonyul egy vállalkozása számára. Íme azok a feladatkörök, ahol egy online marketing asszisztens jeleskedhet:
- Online marketing stratégia fejlesztése, frissítése és optimalizálása
- Kulcsszó-kutatás a weboldal számára és blogtartalom elemzés elvégzése
- A céloldalak beállításai és létrehozása
- Mélyreható versenytárs-elemzés
- Webhelytérkép elkészítése és a Google webmester eszközök beállításai, megfigyelése
- Linképítési kampány indítása és felügyelése.
- A heti és a havi Google Analytics jelentések nyomon követése
- Reklámok megtervezése és megfelelő, nagy forgalmú webhelyek megtalálása a hirdetések elhelyezésére.
4. Közösségi média asszisztens feladatai
Minden évben növekvő tendenciát mutat a vállalatok közösségi média hirdetésekre szentelt kiadásai. Ma már a közösségi média marketing elengedhetetlenné vált az online vállalkozások növekedése szempontjából. A vállalkozás sokat spórolhat a hirdetési költségein, ha megfelelő közösségi média asszisztenst alkalmaz a közösségi oldal megosztásokhoz.
A közösségi média asszisztens alapvető feladatai:
- Közösségi média-fiókok létrehozása és karbantartása a Facebook-on, a Twitter-en és/vagy az Instagram-on
- Részletes profilok készítése és linkek beillesztése a céges webhelyre
- Bejegyzések írása, szerkesztése és megosztása a közösségi oldalakon
- Alapos elemzések készítése a forgalomról
- A vállalkozás versenytársainak megfigyelése a közösségi médiában
- A legfontosabb beszélgetések, megosztások felkutatása, amelyek megfelelnek a vállalkozás üzenetének és marketing céljainak
- Válaszol a feltett kérdésekre, megosztja a releváns információkat, megköszöni az ügyfeleknek a megjegyzéseket és vásárlásokat, valamint promóciókat tesz közzé
- Futtasson sikeres közösségi média kampányokat
5. A webfejlesztő virtuális asszisztens feladatai
Bár a tartalomkezelő rendszerek sokkal könnyebbé tették egy weboldal létrehozásának folyamatát mégis ajánlatos, ha a webfejlesztést egy tapasztalt szakemberre bízod. Ezekhez kell értenie egy webfejlesztő virtuális asszisztensnek:
- WordPress, Joomla webhelyek tervezése és fejlesztése
- Technikai támogatás
- WP és egyéb bővítmények vagy sablonok telepítése, testre szabása és frissítése
- A webhely integritásának, a funkcionalitásának, valamint a biztonságának és a hibaelhárítás fenntartása
- Fizetési és jegykezelő rendszerek telepítése és támogatása
- Webes alkalmazások és programozási nyelvek, például HTML, CSS, JavaScript, JQuery és API integrálása a cég webhelyébe
- A felhasználói felület és a böngészők közötti kompatibilitás kialakítása, az általános webes funkciók és a szabványok alkalmazása.
- Rendszeres biztonsági mentések készítése az adatvesztés elkerülése érdekében.
A virtuális asszisztensek feladatainak listája hatalmas és nem ér véget itt. Számos projekthez alkalmazható virtuális asszisztens, így mindig az aktuális feladattól függ, hogy melyek a virtuális asszisztens munkaköri feladatai. Ha üzleti tevékenységed hatékonyan és kisebb költségekkel kívánod bővíteni, akkor a virtuális asszisztens alkalmazása a legjobb megoldás!
6. E-kereskedelmi feladatok
Aki online kereskedelemmel foglalkozik az tudja, hogy az e-kereskedelmi vállalkozások irányítása nem könnyű feladat, különösen így van ez a kis- és közepes méretű vállalkozásoknál.
Egy e-kereskedelmi vállalkozónak nemcsak a vállalkozását kell vezetnie, hanem egy teljes online áruházát is megfelelően kell irányítania. Olykor frissítenie kell a meglévő termékeket, új termékeket kell hozzáadnia a termék-palettához, frissítenie kell az árakat, kezelnie kell az akciókat, kezelnie kell a szállítást és a lehető legjobb ügyféltámogatást is kell nyújtania.
Mint cégtulajdonos tudnod kell időt szakítani arra, amihez a legjobban értesz a vállalkozásod növekedése érdekében. Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy a rutin- és az adminisztratív feladatok nem fontosak. Mivel képtelenség minden feladatot elvégezned és a siker csak abban az esetben érhető el, ha a vállalkozásod minden téren a maximálisat nyújtja a vásárlóid számára, így elengedhetetlenné válik a külsős munkaerő beépítése a stratégiádba.
Az alábbiakban hat olyan e-kereskedelmi feladat található, amelyeket nyugodtan kiszervezhetsz a virtuális asszisztens számára:
1. Ügyfélszolgálat
A sikeres működéshez elégedett ügyfélköröd kell legyen, ami időigényes munka. A jó ügyfélszolgálati képességekkel rendelkező virtuális asszisztens telefonon, élő chat-en, e-mailben és a közösségi médián keresztül is válaszolhat az ügyfelek kérdéseire.
A tapasztalt virtuális asszisztens a minőségi kommunikáció útján vezetheti az értékesítési folyamatot, növelve a konverziós arányokat azáltal, hogy személyes támogatást kínál vásárláskor.
2. A megrendelések feldolgozása
A virtuális asszisztens könnyedén kezelheti a vállalkozásod megrendeléseinek feldolgozását, beleértve a megrendelés felvételét, a szállítást és a számlázást is. A megfelelő tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens összeállítja a megrendeléseket, vevői számlákat küld ki és egyéb napi feladatokat old meg a beszerzéssel és az eladással kapcsolatban.
3. A visszatérítések és cserék
A termékekkel való problémák kezelése kulcsfontosságú feladat, hiszen a visszatérő vásárlókra alapoznod kell az e-kereskedelmi vállalkozásod. Ebben az esetben a virtuális asszisztens kezeli a termékek visszaküldését és cseréjét Á-tól Z-ig. Közvetlenül e-mailben kommunikál az ügyfelekkel és a beszállítókkal a termékvisszatérítésekről, cserékről és a pénzvisszafizetésekről.
4. A készlet kezelése
Ha a virtuális asszisztens jártas a készletgazdálkodásban, akkor hatalmas idő- és pénz megtakarítást jelent a vállalkozásod számára. A virtuális asszisztens figyelemmel kísérheti a készlet-mennyiségeket, frissítheti a webhelyet a termékekkel kapcsolatban és tudatja veled, hogy mikor kell egyes termékeket beszerezned a beszállítóktól.
5. A webáruház karbantartása
A megfelelő képesítéssel rendelkező virtuális asszisztens biztosítja, hogy a webáruházad zavartalan vásárlási élményt kínáljon ügyfeleidnek.
6. Sajtóközlemények írása és benyújtása
Ha a virtuális asszisztens rendelkezik megfelelő készségekkel a szövegírás területén, akkor megírhatja a sajtóközleményeket és elküldheti azokat a megfelelő szerkesztőségekhez. Lényegesen több látogatóra számíthat webáruházad ezzel az egyszerű, de mégis hatékony szolgáltatás igénybevételével, ami könnyedén konvertálhatja a látogatókat vásárlóvá.
