A munkalebontási struktúra, work breakdown structure – WBS, vagy németül Projektstrukturplan egy olyan eszköz, amely segítségével egy nagy projektet kisebb feladatokra, átláthatóbb lépésekre lehetséges lebontani.
A munkalebontási struktúra legfontosabb célja a projekt összes lényeges tevékenységének teljes körű rögzítése és strukturálása.
Meghatározza az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges munkát, időtartamot és költségeket.
Hierarchikusan szervezi a projektet fázisok, funkciók vagy objektumok szerint.
Ha te vizuális típus vagy, és akár egy egyszerű projektet szervezel, már egy szimpla ötletelés során is segíthet, de nagy projektek esetén már egyenesen nélkülözhetetlen elkészíteni.
Mi a WBS?
Először is munkacsomagokból áll. A munkacsomagok legkisebb részei azok, ahol az átfutási idő és a költségek jól megbecsülhetők, de még nem minden részletre kiterjedő, hanem csak egy feljebb lévő, könnyen átlátható szintre van lebontva. Ezért túl mély, túl sok munkacsomag nem ajánlatos, különben elveszik a projekt a részletekben.
A munkamegosztási struktúra megmondja, hogy mit kell elvégezni a projektekben. Ennek érdekében a projekteket alprojektekre és munkacsomagok szintjére bontja le.
WBS elkészítése – Szállítandó felsorolása a cél, nem a tévékenységeké
A projektalapító okirat az alap kiinduló, ami egy magas szintű dokumentum, és az ott szereplő információk kibontásával kezdődik.
Ezután következik a követelmények tisztázása, hogy mit is kell leszállítani, mérhetővé tenni, ami bekerül a projektterjedelembe, és ebből az információból lehet kialakítani, vizualizálni a WBS-t.
WBS szótár
A WBS-szótár egy olyan dokumentum, amely leírja az egyes munkacsomagok elvégzendő
munkáit.
A WBS-szótár karbantartása sok munkát jelent.
Például a WBS-szótár tartalmazhat:
- A munka leírását
- Feltételezéseket és korlátozásokat
- Felelős személyek vagy szervezetek megjelölését
- Mérföldköveket
- Kapcsolódó tevékenységeket
- Szükséges erőforrásokat
- Költségbecsléseket vagy költségvetést
- Elfogadási kritériumokat
- Hivatkozásokat egyéb dokumentációra
| ID | WBS kód | Leírás | Fő mérföldkő definíció | Felelős | Függő ség | Erőfor rás | Költség- becslés | Jóváha- gyási folyamat | Minősé-gi kritérium |
| 1 | 1.3 |
Mikor jó egy WBS?
A kisebb projekteknél – legalábbis a grafikus munkamegosztási struktúrák – kevésbé gyakoriak. Ebben az esetben gyakran adminisztratív feladat lenne.
Minden projektnek azonban rendezettnek kell(ene) lennie – függetlenül attól, hogy milyen módon kerül bemutatásra. Erre már egy egyszerű Gantt diagram is megfelel.
A WBS elvileg minden ágazatban hasznos a projektek esetében.
Minél nagyobb egy projekt, annál szükségesebb és fontosabb lenne a grafikus előkészítése WBS-ként.
Ha gyakran vannak hasonló projektjeid, érdemes lehet központilag elmenteni egy munkadokumentum sablont. Az is lehet, hogy csak az első két vagy három szintet érdemes szabványosítani. Ez biztosítja, hogy hatékonyabb legyen a munka.
Miért is hasznos a WBS?
- Jobb áttekinthetőséget nyújt a projektek esetén.
- Segít a projekt terjedelmének vizualizálásában, így megkönnyíti a tervezést.
- Könnyebbé válik a felelősségek kiosztása a projektcsapat számára.
- Hozzájárul a projekt mérföldköveinek és ellenőrzési pontjainak azonosításában.
- Segít a munka fontos részeinek vizualizálásában és a kockázati területek azonosításában.
- Támogat a projekt ütemezésének meghatározásában és annak biztosításában, hogy ne legyen megkettőzött vagy figyelmen kívül hagyott munka.
- Alapot ad a jövőbeni változtatásokhoz.
- Egyszerűbb nyomon követés és jelentéstétel az aktuális tevékenységekre vonatkozóan.
- A függőségek jobb tervezése.
- Átadási helyzetek láthatósága.
- Jobb költségkontroll.
