WBS készítése

Olvasási idő 3 perc

A munkalebontási struktúra, work breakdown structure – WBS, vagy németül Projektstrukturplan egy olyan eszköz, amely segítségével egy nagy projektet kisebb feladatokra, átláthatóbb lépésekre lehetséges lebontani.

A munkalebontási struktúra legfontosabb célja a projekt összes lényeges tevékenységének teljes körű rögzítése és strukturálása. 

Meghatározza az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges munkát, időtartamot és költségeket.

Hierarchikusan szervezi a projektet fázisok, funkciók vagy objektumok szerint. 

Ha te vizuális típus vagy, és akár egy egyszerű projektet szervezel, már egy szimpla ötletelés során is segíthet, de nagy projektek esetén már egyenesen nélkülözhetetlen elkészíteni.

WBS kialakításának a folyamata

Mi a WBS?

Először is munkacsomagokból áll. A munkacsomagok legkisebb részei azok, ahol az átfutási idő és a költségek jól megbecsülhetők, de még nem minden részletre kiterjedő, hanem csak egy feljebb lévő, könnyen átlátható szintre van lebontva. Ezért túl mély, túl sok munkacsomag nem ajánlatos, különben elveszik a projekt a részletekben.

WBS minta

A munkamegosztási struktúra megmondja, hogy mit kell elvégezni a projektekben. Ennek érdekében a projekteket alprojektekre és munkacsomagok szintjére bontja le.

WBS elkészítése – Szállítandó felsorolása a cél, nem a tévékenységeké

A projektalapító okirat az alap kiinduló, ami egy magas szintű dokumentum, és az ott szereplő információk kibontásával kezdődik.

Ezután következik a követelmények tisztázása, hogy mit is kell leszállítani, mérhetővé tenni, ami bekerül a projektterjedelembe, és ebből az információból lehet kialakítani, vizualizálni a WBS-t.

WBS output

WBS szótár

A WBS-szótár egy olyan dokumentum, amely leírja az egyes munkacsomagok elvégzendő 

munkáit.

A WBS-szótár karbantartása sok munkát jelent. 

Például a WBS-szótár tartalmazhat:

  • A munka leírását
  • Feltételezéseket és korlátozásokat
  • Felelős személyek vagy szervezetek megjelölését
  • Mérföldköveket
  • Kapcsolódó tevékenységeket
  • Szükséges erőforrásokat
  • Költségbecsléseket vagy költségvetést
  • Elfogadási kritériumokat
  • Hivatkozásokat egyéb dokumentációra
IDWBS kódLeírásFő mérföldkő definícióFelelősFüggő ségErőfor rásKöltség- becslésJóváha- gyási folyamatMinősé-gi kritérium
11.3

Mikor jó egy WBS?

A kisebb projekteknél – legalábbis a grafikus munkamegosztási struktúrák – kevésbé gyakoriak. Ebben az esetben gyakran adminisztratív feladat lenne.

Minden projektnek azonban rendezettnek kell(ene) lennie – függetlenül attól, hogy milyen módon kerül bemutatásra. Erre már egy egyszerű Gantt diagram is megfelel. 

A WBS elvileg minden ágazatban hasznos a projektek esetében. 

Minél nagyobb egy projekt, annál szükségesebb és fontosabb lenne a grafikus előkészítése WBS-ként.

Ha gyakran vannak hasonló projektjeid, érdemes lehet központilag elmenteni egy munkadokumentum sablont. Az is lehet, hogy csak az első két vagy három szintet érdemes szabványosítani. Ez biztosítja, hogy hatékonyabb legyen a munka. 

Miért is hasznos a WBS?

  • Jobb áttekinthetőséget nyújt a projektek esetén.
  • Segít a projekt terjedelmének vizualizálásában, így megkönnyíti a tervezést.
  • Könnyebbé válik a felelősségek kiosztása a projektcsapat számára.
  • Hozzájárul a projekt mérföldköveinek és ellenőrzési pontjainak azonosításában.
  • Segít a munka fontos részeinek vizualizálásában és a kockázati területek azonosításában.
  • Támogat a projekt ütemezésének meghatározásában és annak biztosításában, hogy ne legyen megkettőzött vagy figyelmen kívül hagyott munka.
  • Alapot ad a jövőbeni változtatásokhoz.
  • Egyszerűbb nyomon követés és jelentéstétel az aktuális tevékenységekre vonatkozóan.
  • A függőségek jobb tervezése.
  • Átadási helyzetek láthatósága.
  • Jobb költségkontroll.
Csilinkó Ádám
Számos ország multinacionális projektjében vettem már részt, de az igazi szakmai és önismereti gyorsítósáv Japánban ért el, ahol 2 évig tevékenyen dolgoztam, mint projektvezető. Itt tapasztaltam meg igazán, hogy mennyire fontosak más tényezők is a módszertanok ismeretén kívül, mint mondjuk a kooperáció. Ismerj meg jobban a rólunk oldalon.

Google naptár használata és egyéb trükkök a munkádhoz

Sokan használják a google naptárt. Ha nagy vállalatnál dolgozol, természetesen van céges e-mail fiókod és használod a céges több mint valószínű outlook naptárt.Azonban nézzük...